Kiểm tra file chia sẻ ra ngoài tổ chức trên Google Drive

Wistorix liệt kê mọi file chia sẻ ra ngoài tổ chức trên Google Drive, gom theo từng email bên ngoài kèm vai trò của họ. Khi hợp tác với khách hay cộng tác viên kết thúc, bạn thu hồi quyền của họ trên mọi file trong một lần.

‍

Quét Drive miễn phí với Wistorix →

‍

Tách riêng email ngoài tổ chức

‍

Nhóm rủi ro Chia sẻ ngoài tổ chức liệt kê mọi email không thuộc tên miền công ty đang có quyền trên Drive. Mỗi email kèm số file và vai trò: người xem, người nhận xét hay người chỉnh sửa.

‍

Thấy file chia sẻ ra ngoài tổ chức theo từng người

‍

Bấm vào một email để xem toàn bộ file chia sẻ ra ngoài tổ chức cho người đó. Một khách hàng cũ còn quyền chỉnh sửa thư mục dự án là việc nên xử lý ngay.

‍

Thu hồi hàng loạt khi hợp tác kết thúc

‍

Chọn một hoặc nhiều email và bấm Thu hồi quyền để gỡ họ khỏi mọi file một lần. Google Drive không gửi thông báo cho người bị gỡ.

‍

Cách kiểm tra file chia sẻ ra ngoài tổ chức

‍

1. Quét Drive. Cài tiện ích Wistorix cho Chrome, đăng nhập tài khoản Google Workspace và bấm Quét. Quét miễn phí.
2. Mở Chia sẻ ngoài tổ chức. Xem danh sách email bên ngoài, ưu tiên người có quyền chỉnh sửa.
3. Thu hồi quyền không còn cần. Chọn email hoặc file rồi bấm Thu hồi quyền. Muốn cấp lại, bạn chia sẻ lại trên Drive bất cứ lúc nào.

‍

Ai được tính là người ngoài tổ chức

‍

Với tài khoản Google Workspace, người ngoài tổ chức là email không thuộc tên miền của công ty, kể cả Gmail cá nhân của chính nhân viên. Với tài khoản Gmail cá nhân, không có khái niệm tổ chức, nên mọi người được chia sẻ đều nằm ở danh sách file đã chia sẻ.

‍

Giữ an toàn cho dữ liệu của bạn

‍

• Wistorix chỉ đọc quyền chia sẻ và thông tin quản trị, không đọc nội dung file
• Không tự thu hồi. Mọi thao tác chỉ chạy khi bạn bấm xác nhận
• Bạn gỡ quyền truy cập của Wistorix bất cứ lúc nào trong Tài khoản Google

‍

Công cụ liên quan

‍

• Kiểm tra file đã chia sẻ trên Google Drive
• Thu hồi quyền truy cập hàng loạt trên Google Drive
• Kiểm tra điểm bảo mật Google Drive
• Xem tất cả công cụ Google Drive
• Tính năng Quét rủi ro chia sẻ

‍

Đọc thêm trên blog

‍

• Chia sẻ file Drive an toàn
• Quản lý quyền truy cập Google Drive

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Có cần quyền quản trị viên Workspace không?

‍

Không. Wistorix quét Drive của tài khoản đang đăng nhập, không cần quyền quản trị viên.

‍

Thu hồi quyền có báo cho người bên ngoài không?

‍

Không. Google Drive không gửi thông báo khi bạn gỡ quyền. Họ chỉ thấy file không còn mở được.

‍

Gmail cá nhân của nhân viên có bị tính là bên ngoài không?

‍

Có. Email không thuộc tên miền công ty đều được tính là ngoài tổ chức.

‍

Kiểm tra có mất phí không?

‍

Không. Quét và xem danh sách luôn miễn phí.