Cách dùng Wistorix: từ lần quét đầu tới xử lý file hàng loạt

Bài này hướng dẫn cách dùng Wistorix theo đúng thứ tự một người mới nên làm: cài tiện ích, quét Google Drive, đọc điểm bảo mật, rồi xử lý từng nhóm file. Việc quét luôn miễn phí, 0 đồng, nên bạn có thể chạy thử trên Drive thật của mình mà không mất gì. Mọi thao tác thay đổi chỉ chạy khi bạn bấm xác nhận.

‍

Nội dung chính

‍

1. Trước khi bắt đầu
2. Bước 1: Cài tiện ích vào Chrome
3. Bước 2: Đăng nhập và cấp quyền
4. Bước 3: Quét Google Drive
5. Bước 4: Đọc Dashboard và điểm bảo mật
6. Bước 5: Xử lý theo thứ tự ưu tiên
7. Dùng định kỳ mỗi tháng
8. Gợi ý theo từng nhóm người dùng
9. Lỗi thường gặp khi mới dùng
10. Phần nào miễn phí
11. Câu hỏi thường gặp

‍

Trước khi bắt đầu học cách dùng Wistorix

‍

Bạn cần ba thứ: máy tính có Chrome, tài khoản Google chứa Drive cần rà soát và khoảng 30 phút cho lần đầu. Wistorix dùng được với Gmail cá nhân lẫn Google Workspace, không cần quyền quản trị viên.

‍

Nếu bạn chưa rõ tiện ích này làm được những gì, đọc trước bài Wistorix là gì. Phần dưới đây tập trung vào cách dùng Wistorix trong thực tế, từng màn hình một.

‍

Bước 1: Cài tiện ích Wistorix vào Chrome

‍

Bước đầu tiên trong cách dùng Wistorix là thêm tiện ích vào trình duyệt. Mở trang chủ Wistorix trên Chrome máy tính, bấm Cài miễn phí và xác nhận Thêm tiện ích trong hộp thoại của Chrome.

‍

Sau khi cài, bấm biểu tượng mảnh ghép cạnh ô địa chỉ và ghim Wistorix để biểu tượng luôn hiện trên thanh công cụ. Cách quản lý tiện ích đã cài có trong hướng dẫn cài đặt và quản lý tiện ích của Chrome.

‍

Bước 2: Đăng nhập và đọc màn hình đồng ý

‍

Bấm biểu tượng Wistorix và chọn tài khoản Google chứa Drive cần rà soát. Google hiện màn hình đồng ý, liệt kê quyền mà tiện ích xin với Drive. Đọc kỹ trước khi bấm Cho phép.

‍

Wistorix cần quyền với Drive để đọc danh sách file và thực hiện thao tác bạn chọn, như chuyển vào Thùng rác, ngừng chia sẻ hay chuyển quyền sở hữu. Tiện ích chỉ đọc thông tin quản trị: tên, kích thước, chủ sở hữu, quyền chia sẻ và thời gian sửa. Nội dung file không được tải về.

‍

Bước 3: Quét Google Drive

‍

Bấm Quét. Với tài khoản cá nhân thông thường, lần quét Google Drive đầu tiên mất vài phút. Drive có hàng chục nghìn file thì lâu hơn. Giữ cửa sổ Wistorix mở cho tới khi quét xong.

‍

‍

Quét là phần miễn phí và không giới hạn số lần trong cách dùng Wistorix. Bạn quét lại bao nhiêu lần cũng được, ví dụ sau mỗi buổi xử lý để xem điểm thay đổi ra sao.

‍

Bước 4: Đọc Dashboard và điểm bảo mật

‍

Sau khi quét, Dashboard hiện ba khối thông tin. Hiểu ba khối này là phần quan trọng nhất trong cách dùng Wistorix, vì nó quyết định bạn làm việc gì trước.

‍

• Điểm bảo mật trên thang 100, kèm năm nhóm rủi ro đang bị trừ điểm
• Dung lượng theo loại file, theo kích thước và phần của bạn so với phần được chia sẻ
• Các nhóm có thể tối ưu: file trùng, file rỗng, file cũ, file mồ côi

‍

Điểm bảo mật bắt đầu từ 100 và bị trừ theo rủi ro tìm thấy. File công khai bị trừ nặng hơn file nằm ngoài thư mục. Cách tính chi tiết có trong trang kiểm tra điểm bảo mật Google Drive.

‍

Bước 5: Xử lý theo thứ tự ưu tiên

‍

Sai lầm thường gặp khi mới học cách dùng Wistorix là xử lý theo thứ tự hiện trên màn hình. Hãy xử lý theo mức rủi ro: đóng cửa trước, dọn nhà sau.

‍

Đóng link công khai của file nhạy cảm

‍

Mở nhóm File công khai, sắp xếp theo loại file. Hợp đồng, bảng lương, dữ liệu khách hàng đang ở chế độ bất kỳ ai có đường liên kết thì chọn và bấm Ngừng chia sẻ. Người được mời theo email vẫn giữ quyền.

‍

Thu hồi quyền của người không còn làm cùng

‍

Mở danh sách email được chia sẻ, lọc email ngoài tổ chức. Khách hàng cũ, cộng tác viên đã kết thúc hợp đồng thì chọn và bấm Thu hồi quyền để gỡ họ khỏi mọi file một lần. Google Drive không gửi thông báo cho người bị gỡ.

‍

Tối ưu dung lượng

‍

Cuối cùng mới tới file trùng, file rỗng và file cũ. Mở từng nhóm trùng bằng So sánh bản trùng, giữ bản đang dùng và chọn phần thừa. Bấm Vào thùng rác: file đi vào Thùng rác của Google Drive, không bị xóa vĩnh viễn, nên bạn khôi phục được trong 30 ngày.

‍

‍

Cách dùng Wistorix định kỳ mỗi tháng

‍

Lần đầu bao giờ cũng nhiều việc nhất. Từ lần thứ hai, cách dùng Wistorix gọn hơn nhiều: mỗi tháng chỉ còn phần phát sinh mới.

‍

1. Đầu tháng, mở Wistorix và quét lại
2. So điểm bảo mật với tháng trước, xem nhóm nào bị trừ thêm
3. Đóng link công khai mới và thu hồi quyền của dự án đã xong
4. Xử lý file trùng và file rỗng mới phát sinh

‍

Toàn bộ thường mất dưới 15 phút. Với Drive làm việc với nhiều khách, thêm một lần quét mỗi khi kết thúc dự án. Wistorix đang phát triển tính năng quét tự động theo lịch kèm cảnh báo (sắp có).

‍

Cách dùng Wistorix theo từng nhóm người dùng

‍

Năm bước ở trên áp dụng cho mọi loại tài khoản. Điểm khác nằm ở nhóm file bạn nên xem kỹ nhất, tùy công việc hằng ngày.

‍

• Freelancer: sau mỗi dự án, lọc email của khách vừa xong và thu hồi quyền chỉnh sửa, giữ quyền xem nếu khách còn cần tải file
• Agency: xem nhóm email ngoài tổ chức theo từng client, rồi đối chiếu với danh sách khách đang chạy
• Team in-house: trước ngày một người nghỉ việc, lọc file họ đang sở hữu và chuyển quyền sở hữu hàng loạt cho người tiếp nhận
• Doanh nghiệp nhỏ: chạy lần quét đầu trên tài khoản của người giữ nhiều tài liệu nhất, thường là kế toán hoặc quản lý

‍

Với mỗi nhóm, cách dùng Wistorix hiệu quả nhất là gắn lần quét vào một sự kiện có sẵn: kết thúc dự án, nghỉ việc, chốt sổ cuối tháng. Gắn như vậy thì không cần nhớ thêm một lịch riêng.

‍

Lỗi thường gặp khi mới học cách dùng Wistorix

‍

Phần lớn khó khăn ở lần đầu không đến từ tiện ích mà đến từ cách làm. Bốn lỗi dưới đây gặp nhiều nhất.

‍

• Xóa bản trùng đang chia sẻ cho khách: luôn xem trạng thái chia sẻ cạnh từng bản trước khi chọn
• Thu hồi quyền của đồng nghiệp còn làm cùng: lọc email ngoài tổ chức trước, đừng chọn tất cả
• Làm trống Thùng rác ngay sau khi xóa: chờ vài ngày để chắc không cần khôi phục
• Quét nhầm tài khoản: kiểm tra email đang đăng nhập ở góc Wistorix trước khi xử lý

‍

Nếu tài khoản Google Workspace của công ty chặn cài tiện ích hoặc chặn ứng dụng bên thứ ba truy cập Drive, bạn sẽ không đăng nhập được ở bước 2. Khi đó hãy hỏi quản trị viên trước khi thử cách khác.

‍

Phần nào miễn phí trong cách dùng Wistorix

‍

Mọi bước đọc và xem ở trên đều 0 đồng: quét, xem Dashboard, xem điểm bảo mật và mọi danh sách. Gói miễn phí cho tối ưu 25 tệp mỗi tháng, đủ để đóng những link nhạy cảm nhất ngay lần đầu. Khi cần xử lý số lượng lớn hơn, bạn chọn gói trả phí trên trang bảng giá.

‍

Nếu đổi ý, bạn gỡ tiện ích khỏi Chrome và thu hồi quyền của Wistorix trong Tài khoản Google bất cứ lúc nào. File trên Drive không bị ảnh hưởng.

‍

Tóm lại, cách dùng Wistorix hiệu quả nhất là quét trước, đọc điểm bảo mật, rồi xử lý theo rủi ro. Làm đúng thứ tự này, bạn giảm rủi ro chia sẻ nhanh nhất mà không mất nhiều thời gian.

‍

Cách dùng Wistorix chi tiết theo từng màn hình, kèm ảnh chụp từ bản 2.0, có trong bộ hướng dẫn sử dụng Wistorix.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Quét lần đầu mất bao lâu?

‍

Vài phút với tài khoản cá nhân thông thường. Drive có hàng chục nghìn file thì lâu hơn. Những lần sau nhanh hơn vì chỉ kiểm tra phần thay đổi.

‍

Có cần giữ Chrome mở trong lúc quét không?

‍

Có. Giữ cửa sổ Wistorix mở cho tới khi lần quét hoàn tất.

‍

Dùng Wistorix cho nhiều tài khoản Google được không?

‍

Được. Đăng xuất rồi đăng nhập tài khoản khác và quét lại. Mỗi tài khoản có kết quả riêng.

‍

Xóa nhầm file qua Wistorix thì làm sao?

‍

Mở Thùng rác của Google Drive và khôi phục. Google giữ file đã xóa 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn.