Drive dùng chung cho agency: khác gì so với My Drive?

Một nhân viên account rời agency, tài khoản bị khóa, và cả thư mục brief, bản thiết kế, báo cáo của client đi theo. Nguyên nhân thường là file nằm trong My Drive của từng người. Drive dùng chung sinh ra để tránh chuyện này, vì file thuộc về nhóm chứ không thuộc về một cá nhân. Bài này so sánh Drive dùng chung với My Drive về phân quyền và quyền sở hữu, rồi hướng dẫn bạn chuyển file client sang bằng thao tác thủ công.

Nội dung chính

1. Vì sao file client trong My Drive từng người là rủi ro
2. Drive dùng chung là gì
3. So sánh Drive dùng chung với My Drive về phân quyền
4. Khi nào agency nên dùng Drive dùng chung, khi nào giữ My Drive
5. Chuyển file client từ My Drive sang Drive dùng chung
6. Dùng Wistorix để rà file còn nằm trong My Drive
7. Quy tắc dùng Drive dùng chung cho agency
8. Câu hỏi thường gặp

Vì sao file client trong My Drive từng người là rủi ro

Mỗi file có owner là một cá nhân

Trong My Drive, mỗi file có một owner, và owner đó là một người cụ thể. Nếu designer tạo thư mục "Client A" trong My Drive của mình rồi chia sẻ cho cả team, người duy nhất thật sự giữ file vẫn là designer đó. Những người còn lại chỉ có quyền xem hoặc chỉnh sửa theo mức được cấp.

Theo trang giới thiệu Drive dùng chung của Google, "unlike files in My Drive, files in a shared drive belong to the team instead of an individual". Câu này nói đúng khác biệt cốt lõi: file My Drive gắn với người, file Drive dùng chung gắn với nhóm.

Người rời đi, tài khoản bị khóa là file khó lấy lại

Khi nhân sự nghỉ việc, quản trị viên thường khóa hoặc xóa tài khoản. Lúc đó file mà người ấy sở hữu có thể không còn truy cập được, kể cả khi cả team từng mở chúng hằng ngày. Bạn chỉ phát hiện ra khi client hỏi về một bản thiết kế cũ và không ai mở được link.

Hậu quả với dự án đang chạy và bàn giao

Với agency, hậu quả thường rơi vào ba chỗ. Dự án đang chạy bị đứng vì thiếu file nguồn, người mới nhận việc phải xin lại từng link, và client mất niềm tin vì agency không giữ được tài liệu của chính họ. Bài quản lý file khách hàng xuyên suốt vòng đời dự án mô tả những giai đoạn file client dễ thất lạc nhất.

Drive dùng chung là gì

Không gian chung do tổ chức sở hữu, thành viên được cấp quyền

Drive dùng chung là không gian để nhóm lưu trữ, tìm kiếm và truy cập file từ mọi thiết bị. Thành viên được thêm vào với một vai trò cụ thể, còn file thuộc về nhóm. Google viết rằng "even if members leave, the files stay exactly where they are", nghĩa là khi thành viên rời đi, file vẫn ở nguyên chỗ cũ để nhóm làm tiếp.

Điều kiện sử dụng theo loại gói Workspace

Loại không gian này cần tài khoản Google Workspace, không có trên Gmail cá nhân. Cũng theo trang giới thiệu trên, nếu chưa có Workspace thì bạn có thể bắt đầu bản dùng thử 14 ngày. Trước khi lên kế hoạch, hãy hỏi quản trị viên xem gói hiện tại của agency đã dùng được chưa.

Nơi để file client thay vì My Drive từng người

Cách dùng đơn giản nhất là mỗi client hoặc mỗi mảng dịch vụ có một Drive dùng chung, và file dự án đang chạy nằm ở đó. My Drive chỉ còn là nơi để nháp cá nhân. Cấu trúc thư mục bên trong có thể theo mẫu cấu trúc folder dự án để cả team dễ tìm và dễ bàn giao.

So sánh Drive dùng chung với My Drive về phân quyền

Bảng so sánh owner, quyền xóa, thành viên rời đi

Bảng dưới tóm tắt những khác biệt mà agency quan tâm nhất. Các điểm về quyền của từng vai trò lấy từ trang vai trò Drive dùng chung của Google.

Các vai trò trong Drive dùng chung

Google mô tả mỗi vai trò bằng việc họ làm được. Người quản lý có thể chuyển thư mục từ My Drive vào Drive dùng chung, xóa vĩnh viễn và đặt thư mục ở chế độ truy cập hạn chế. Người quản lý nội dung chuyển file và thư mục trong đó, đồng thời đưa mục vào Thùng rác. Người đóng góp thêm file vào không gian chung và chuyển file từ My Drive sang.

Trang của Google cũng cho biết Người quản lý nội dung chỉ đặt được thư mục ở chế độ truy cập hạn chế khi quản trị viên cho phép. Vì vậy, trước khi giao vai trò, hãy kiểm tra cài đặt này với người quản trị Workspace của agency.

Mức chia sẻ cho client ngoài tổ chức

Client thường nằm ngoài tổ chức của agency, nên việc cấp quyền cho họ cần cân nhắc riêng. Một cách gọn là tạo thư mục "Giao client" trong đó, chỉ đặt file đã duyệt vào đó rồi chia sẻ đúng thư mục ấy. Bản nháp và file nội bộ nằm ở thư mục khác, đặt chế độ truy cập hạn chế.

Khi nào agency nên dùng Drive dùng chung, khi nào giữ My Drive

File client, dự án đang chạy: không gian chung

Mọi thứ agency cần còn truy cập được sau khi người làm nghỉ việc đều nên ở không gian chung của nhóm: brief, hợp đồng, file thiết kế, báo cáo gửi client, tài liệu hướng dẫn tài khoản quảng cáo. Nếu câu hỏi "người này nghỉ thì có mất không" trả lời là có, file đó không nên nằm trong My Drive.

File nháp cá nhân: My Drive

Ghi chú riêng, bản thử nghiệm, file chưa ai cần ngoài bạn cứ để ở My Drive. Khi bản nháp đủ chín để cả team dùng, hãy chuyển nó sang không gian chung. Quy tắc này giúp My Drive không biến thành kho hồ sơ client trá hình.

Gợi ý chia nhóm theo client hoặc theo mảng

Agency ít client lớn nên tạo mỗi client một không gian riêng, vì thêm hoặc bớt thành viên theo client rất tự nhiên. Agency nhiều client nhỏ có thể gom theo mảng như "Thiết kế", "Nội dung", "Quảng cáo", rồi mỗi client là một thư mục bên trong. Kiểu nào cũng được, miễn cả team theo cùng một kiểu.

Chuyển file client từ My Drive sang Drive dùng chung

Các bước di chuyển và lưu ý quyền sau khi chuyển

Bạn chuyển được file hoặc thư mục từ My Drive sang không gian chung nếu có vai trò đủ quyền, ví dụ Người đóng góp hoặc Người quản lý. Mở Drive, chọn thư mục client trong My Drive, rồi kéo thả hoặc dùng Di chuyển để đưa sang đó. Sau khi chuyển, file thuộc về nhóm thay vì một cá nhân.

Với file còn do cá nhân làm owner, chuyển quyền sở hữu trước

Nếu người sở hữu file chưa nghỉ, cách an toàn là nhờ họ chuyển quyền sở hữu trước khi rời đi. Theo hướng dẫn chuyển quyền sở hữu của Google, bạn nhấp chuột phải vào file, chọn Chia sẻ, rồi bên cạnh tên người nhận chọn "Chuyển quyền sở hữu". Bạn chỉ chuyển được cho người mà trước đó đã chia sẻ file.

Với tài khoản cơ quan, Google ghi rõ: "Bạn chỉ có thể chuyển quyền sở hữu tệp và thư mục cho một người trong tổ chức của mình", và người nhận không cần chấp nhận. Khi chuyển một thư mục, bạn vẫn sở hữu các file bên trong, nên phải chuyển cả những file đó.

Kiểm tra lại quyền chia sẻ sau khi di chuyển

Sau khi chuyển, mở lại từng thư mục client và kiểm tra ba việc: ai đang là thành viên, vai trò của họ có đúng không, và còn link chia sẻ nào từ thời My Drive đang hoạt động không. Quyền trong không gian chung có thể khác quyền cũ của thư mục, nên đừng giả định mọi thứ giữ nguyên.

Dùng Wistorix để rà file còn nằm trong My Drive

Làm thủ công ổn với vài thư mục, nhưng khi nhiều người đã dùng My Drive nhiều năm, bạn khó biết file nào còn do cá nhân giữ. Wistorix là tiện ích Chrome giúp rà soát & tối ưu Google Drive: xem owner hiện tại của file, chuyển quyền sở hữu một hoặc nhiều file sau khi bạn xem lại danh sách và tự chọn, và rà theo email để biết một người đang có quyền vào những file nào. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file. Muốn thử, bạn vào wistorix.com để kiểm tra owner bằng quét miễn phí.

Bài này không hướng dẫn quét Drive dùng chung. Xem thêm trang chuyển giao quyền sở hữu và Wistorix cho agency để biết cách các tính năng này áp dụng cho nhóm làm việc với nhiều client.

Quy tắc dùng Drive dùng chung cho agency

Đặt tên theo client, quy ước thành viên

Đặt tên theo một mẫu cố định, ví dụ "Tên client - Mảng dịch vụ". Ghi vào một tài liệu chung ai là Người quản lý, ai là Người quản lý nội dung, ai là Người đóng góp. Khi có nhân sự mới, bạn thêm vào đúng vai trò thay vì chia sẻ lẻ từng file.

Người quản lý là tài khoản agency, không phải cá nhân

Nên có ít nhất hai Người quản lý, và một trong số đó gắn với vai trò của agency, ví dụ quản trị viên Workspace, chứ không chỉ một nhân viên cụ thể. Như vậy, nếu một người nghỉ việc, vẫn còn người có quyền thêm bớt thành viên và đặt chế độ truy cập.

Rà thành viên theo lịch bạn tự chọn

Đặt lịch rà thành viên hằng tháng hoặc mỗi quý, và rà thêm mỗi khi có người nghỉ việc hay kết thúc hợp đồng với client. Mỗi lần rà, đối chiếu danh sách thành viên với danh sách nhân sự hiện tại rồi bỏ những người không còn làm. Việc này mất vài phút nhưng tránh được quyền truy cập tồn đọng.

Nếu bạn cần khung rộng hơn cho nhiều dự án chạy song song, xem cách quản lý file trên Google Drive khi có nhiều dự án.

Câu hỏi thường gặp

Drive dùng chung khác My Drive ở điểm nào?

File trong My Drive thuộc về một cá nhân, còn file trong Drive dùng chung thuộc về nhóm. Khi thành viên rời đi, file ở đó vẫn ở nguyên chỗ cũ. Nó cần tài khoản Google Workspace.

Ai là owner của file trong Drive dùng chung?

Không có một cá nhân làm owner, vì theo Google file thuộc về nhóm. Việc mỗi người làm được gì với file phụ thuộc vai trò của họ, như Người quản lý, Người quản lý nội dung hay Người đóng góp.

Có chuyển file từ My Drive sang Drive dùng chung được không?

Được, nếu bạn có vai trò đủ quyền. Người đóng góp chuyển được file từ My Drive sang, còn Người quản lý chuyển được cả thư mục. Với file do người khác sở hữu, nên nhờ họ chuyển quyền sở hữu trước.

Wistorix có quét Drive dùng chung không?

Bài này không hứa Wistorix quét Drive dùng chung. Wistorix giúp rà soát phần My Drive của bạn: xem owner, chuyển quyền sở hữu và rà theo email.