Wistorix cho agency: kiểm soát Drive khi khách, team và cộng tác viên cùng làm

Wistorix cho agency giúp trả lời câu hỏi mà mọi agency đều ngại hỏi: hiện có bao nhiêu người ngoài công ty đang mở được tài liệu của khách. Với nhiều dự án chạy song song, nhân sự thay đổi và cộng tác viên ra vào, Drive của agency thay đổi mỗi ngày. Wistorix quét từng Drive, gom quyền theo người, chấm điểm bảo mật, và cho xử lý hàng loạt khi đóng dự án hay đổi người. Bài này đi qua 4 nhóm người cần kiểm soát, quy trình theo vòng đời dự án và cách triển khai cho cả team.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao Drive của agency khó kiểm soát
2. 4 nhóm người cần rà soát quyền
3. Quy trình theo vòng đời dự án
4. Dọn file nặng của team sáng tạo
5. Triển khai cho cả team
6. An toàn với tài liệu của khách
7. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao agency cần Wistorix để kiểm soát Drive

‍

Một agency vừa và nhỏ có thể chạy cùng lúc mười tới hai mươi dự án. Mỗi dự án có thư mục riêng, được chia sẻ cho khách, cho người duyệt bên khách, cho cộng tác viên dựng video, cho đơn vị in ấn. Khi dự án đóng, team chuyển ngay sang việc mới, và những quyền đó ở lại.

‍

Thêm vào đó là nhân sự xoay vòng. Account rời đi để lại file trên tài khoản của họ, designer nghỉ việc vẫn còn trong thư mục của khách cũ. Không ai cố ý mở rộng quyền, nhưng cộng lại thì danh sách người có quyền dài hơn nhiều so với số người đang làm. Wistorix cho agency được thiết kế để nhìn thấy danh sách đó trong một lần quét, thay vì mở từng thư mục.

‍

4 nhóm người Wistorix cho agency giúp rà soát quyền

‍

Khi dùng Wistorix cho agency, bạn sẽ thấy quyền trên Drive thường đến từ bốn nhóm người. Mỗi nhóm cần một cách xử lý khác nhau khi dự án hay hợp đồng kết thúc.

‍

1. Khách hàng và người duyệt bên khách

‍

Khách cần quyền trong lúc dự án chạy, nhưng hiếm khi cần sau khi bàn giao. Màn hình Email được chia sẻ cho thấy mỗi email của khách đang có quyền trên bao nhiêu file, để bạn thu hồi khi hợp đồng đóng.

‍

2. Cộng tác viên và đơn vị ngoài

‍

Freelancer dựng video, dịch giả, nhà in. Họ thường được thêm vào thư mục gốc cho nhanh, nên có quyền với nhiều dự án hơn mức cần. Wistorix tách riêng email ngoài tổ chức để bạn rà soát nhóm này trước.

‍

3. Nhân sự đã nghỉ

‍

File do nhân sự cũ sở hữu cần chuyển sang người tiếp nhận trước khi tài khoản bị xoá. Wistorix lọc theo chủ sở hữu và chuyển quyền sở hữu hàng loạt, kèm nhật ký để đối chiếu khi ký biên bản bàn giao.

‍

4. Link công khai

‍

Link ở chế độ bất kỳ ai có đường liên kết là cách nhanh nhất để gửi file cho khách, và cũng là cách dễ lộ tài liệu chưa ra mắt nhất. Wistorix liệt kê mọi file đang công khai để bạn đổi về chế độ Hạn chế.

‍

‍

Quy trình Wistorix cho agency theo vòng đời dự án

‍

Cách hiệu quả nhất để dùng Wistorix cho agency là gắn việc rà soát Drive với ba mốc mà agency nào cũng có: mở dự án, đổi người, đóng dự án.

‍

1. Mở dự án: tạo thư mục theo mẫu chuẩn, chỉ chia sẻ thư mục con cho đúng người cần
2. Đổi người giữa chừng: quét, lọc theo email của người rời dự án, chuyển quyền sở hữu file của họ rồi thu hồi quyền
3. Đóng dự án: thu hồi quyền của khách và cộng tác viên, đổi link công khai về Hạn chế, dọn bản nháp và file trùng
4. Cuối mỗi quý: quét toàn bộ Drive, so điểm bảo mật với quý trước

‍

Mẫu thư mục chuẩn cho dự án có trong bài cấu trúc folder dự án. Với agency dùng Google Workspace, cách tổ chức Bộ nhớ dùng chung theo khách có trong bài Google Drive cho doanh nghiệp.

‍

Với agency có quy trình duyệt nhiều vòng, nên thêm một bước nhỏ ở mốc đóng dự án: xuất danh sách file và quyền trước khi thu hồi, lưu kèm biên bản nghiệm thu. Nếu sau này khách hỏi lại ai đã từng có quyền với tài liệu nào, team có sẵn câu trả lời thay vì phải tìm lại từ đầu.

‍

Wistorix cho agency dọn file nặng của team sáng tạo

‍

Wistorix cho agency còn hữu ích ở phần dung lượng. Agency làm video, ảnh và thiết kế có Drive nặng hơn nhiều so với văn phòng thông thường. Footage gốc, bản dựng nháp, bản xuất cho từng nền tảng, file thiết kế nhiều phiên bản. Phần lớn chỉ cần trong vài tuần làm dự án.

‍

• File trùng: Wistorix so dấu vân nội dung, nhận ra footage tải lên hai lần dù đã đổi tên
• File lớn ít dùng: lọc theo kích thước và thời gian không mở để thấy bản dựng cũ
• File rỗng và folder trống: dọn sau mỗi dự án để cây thư mục gọn

‍

File xoá qua Wistorix đi vào Thùng rác của Google Drive, không bị xoá vĩnh viễn, nên team khôi phục được trong 30 ngày nếu khách cần lại một bản dựng cũ. Hãy chuyển footage gốc của dự án đã đóng sang ổ lưu trữ trước khi xoá khỏi Drive.

‍

Triển khai Wistorix cho agency trên cả team

‍

Khi triển khai Wistorix cho agency, cần nhớ dung lượng và quyền trên Drive được tính theo người sở hữu file. Vì vậy, agency nên để mỗi thành viên quét Drive của chính họ, và một người phụ trách rà soát tổng hợp. Với team nhiều người, Wistorix có gói quản trị tập trung nhiều Drive, kèm bảng điều khiển để người phụ trách giám sát các Drive trong cùng một nơi.

‍

Với agency dùng Bộ nhớ dùng chung của Workspace, file thuộc về tổ chức thay vì cá nhân. Người quản lý từng bộ nhớ nên là người rà soát quyền thành viên và người ngoài của bộ nhớ đó. Quản trị viên Workspace còn có nhật ký sự kiện Drive trong trang quản trị, mô tả trong tài liệu nhật ký sự kiện Drive của Google Workspace. Nhật ký trả lời chuyện gì đã xảy ra, còn Wistorix cho agency trả lời tình trạng hiện tại ra sao.

‍

Bắt đầu đơn giản: chọn một dự án vừa đóng, để account phụ trách quét Drive của mình và chạy bước 3 trong quy trình ở trên. Sau một vòng, cả team sẽ thấy việc này chỉ mất vài phút mỗi dự án.

‍

Wistorix cho agency an toàn với tài liệu của khách

‍

Trước khi cài Wistorix cho agency, cần biết rằng agency giữ tài liệu chưa ra mắt và dữ liệu của nhiều khách, nên công cụ kết nối với Drive phải minh bạch về cách dùng dữ liệu.

‍

• Chỉ đọc thông tin quản trị: tên, kích thước, chủ sở hữu, quyền chia sẻ, thời gian sửa
• Không tải nội dung file về và không lưu nội dung trên máy chủ của Wistorix
• Không tự thu hồi, không tự xoá, mọi thao tác chỉ chạy khi người dùng bấm
• Mỗi thành viên thu hồi bất cứ lúc nào quyền truy cập của Wistorix trong Tài khoản Google

‍

Khi khách lớn hỏi agency quản lý dữ liệu của họ ra sao, báo cáo quét trước và sau khi đóng dự án là bằng chứng cụ thể. Nó cho thấy những ai đã được gỡ quyền và file nào đã chuyển về đúng chủ.

‍

Tóm lại, Wistorix cho agency giúp nhìn thấy và đóng lại những quyền mà vòng đời dự án để lại. Nếu team có nhiều người làm tự do bên ngoài, xem thêm bài Wistorix cho freelancer để gửi cho họ cùng áp dụng.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Agency dùng Gmail cá nhân có dùng Wistorix được không?

‍

Được. Wistorix chạy trên Drive của từng người, dùng được với cả Gmail cá nhân và Google Workspace.

‍

Một người có quét được Drive của cả team không?

‍

Mỗi người quét Drive của mình. Với nhiều Drive, gói quản trị tập trung cho phép người phụ trách giám sát các Drive đã kết nối trong cùng một nơi.

‍

Thu hồi quyền của khách có làm gián đoạn dự án đang chạy không?

‍

Chỉ khi bạn gỡ quyền ở thư mục khách đang dùng. Hãy lọc theo dự án đã đóng trước khi thu hồi, và chia sẻ lại nếu cần.

‍

Wistorix có thay được quản trị viên Workspace không?

‍

Không. Wistorix bổ sung việc rà soát trên Drive của từng người, còn chính sách chia sẻ toàn tổ chức vẫn do quản trị viên đặt.