Nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân: bạn mất gì khi họ nghỉ?

Bạn đang chuẩn bị gia hạn hợp đồng với một khách quan trọng thì nhân viên phụ trách báo giá xin nghỉ. Bạn hỏi file nằm ở đâu, họ trả lời: trong Drive Gmail riêng của em. Lúc này bạn mới thấy nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân không phải chuyện nhỏ. Bài này chỉ cách nhận diện file nằm ngoài tài khoản công ty, những gì Google cho và không cho chuyển owner, và quy định ngắn để chuyện này không lặp lại.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân
2. Rủi ro khi file công ty nằm trong Drive cá nhân
3. Cách nhận diện file công ty đang nằm ngoài tài khoản công ty
4. Chuyển owner trước ngày cuối: điều kiện của Google
5. Khi không chuyển owner được thì làm gì
6. Dùng Wistorix để xem owner hiện tại và chuyển quyền sở hữu
7. Quy định ngắn để file công ty không rời khỏi tài khoản công ty
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân

‍

Hầu hết trường hợp bắt đầu từ sự tiện lợi. Một bạn làm việc ở nhà, cần gửi nhanh bản thiết kế cho khách, và Gmail riêng đang đăng nhập sẵn trên điện thoại. Bạn khác vào công ty khi chưa có tài khoản công ty, nên tạo thư mục trong Drive của mình rồi cứ thế dùng tiếp.

‍

Nguyên nhân thứ hai là công ty chưa có quy định nơi lưu file. Không ai nói file hợp đồng phải nằm ở đâu, nên mỗi người tự chọn chỗ họ thấy quen nhất. Với SME chỉ vài chục người, chuyện này rất phổ biến, nhất là khi công ty lớn lên nhanh hơn cách quản lý tài liệu.

‍

Điều quan trọng: khi nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân, họ thường không có ý xấu. Đây là thói quen, không phải sai phạm cố ý. Nếu bạn mở đầu bằng việc quy lỗi, nhân viên sẽ giấu file thay vì khai ra, và bạn mất đúng thứ cần tìm.

‍

Rủi ro khi file công ty nằm trong Drive cá nhân

‍

Công ty không thu hồi hay đổi quyền được

‍

Khi nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân, owner của file là Gmail cá nhân, nên mọi quyền quyết định thuộc về chủ tài khoản đó. Công ty không thu hồi được quyền của người khác trên file, không đổi được ai xem, ai sửa. Khi nhân viên nghỉ, tài khoản đó vẫn thuộc về họ, và bạn chỉ vào được file nếu họ còn cho phép.

‍

File có thể bị xóa hoặc chia sẻ tiếp mà bạn không thấy

‍

Với nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân, chủ file có thể xóa, đổi tên hay chia sẻ tiếp cho người ngoài bất cứ lúc nào. Công ty không có màn hình nào để thấy việc đó. Nếu bản báo giá hay danh sách khách nằm trong thư mục đó, bạn chỉ biết chuyện khi đã muộn.

‍

‍

‍

Cách nhận diện file công ty đang nằm ngoài tài khoản công ty

‍

Bạn không cần công cụ để bắt đầu tìm ra nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân. Cách đầu tiên là hỏi thẳng từng người, theo giọng cần bàn giao chứ không điều tra. Hỏi: bạn đang giữ thư mục dự án nào, báo giá nào, hợp đồng nào, và chúng nằm ở tài khoản nào. Ghi lại thành một danh sách chung.

‍

Gom danh sách theo nhóm file mà công ty không thể thiếu:

‍

• Thư mục khách hàng và thông tin liên hệ.
• Hợp đồng, phụ lục và biên bản nghiệm thu.
• Báo giá, bảng giá và file thiết kế đã gửi khách.
• Bảng tính doanh thu, chi phí hoặc kế hoạch.

‍

Cách thứ hai là kiểm owner. Trong Google Drive, mở mục Của tôi hoặc Được chia sẻ với tôi, chuyển sang chế độ danh sách rồi xem cột Chủ sở hữu. Nếu tên là một Gmail riêng thay vì email công ty, file đó đang nằm ngoài tài khoản công ty.

‍

Một số dấu hiệu thường gặp: link gửi cho khách đến từ Gmail riêng, thư mục dự án không xuất hiện trong Drive công ty, hoặc nhân viên nói file nào đó chỉ mở được trên máy của họ. Gặp một trong ba dấu hiệu này, hãy đưa file vào danh sách cần kiểm.

‍

Chuyển owner trước ngày cuối: điều kiện của Google

‍

Về nguyên tắc, owner chuyển file bằng cách bấm chuột phải vào file, chọn Chia sẻ, rồi bên cạnh tên người nhận chọn mũi tên xuống và bấm Chuyển quyền sở hữu. Theo hướng dẫn chuyển quyền sở hữu của Google, bạn chỉ chuyển được cho người đã được chia sẻ file đó. Với tài khoản cá nhân, người nhận còn phải chấp nhận thì việc chuyển mới hoàn tất.

‍

Điểm dễ vấp nhất nằm ở chiều chuyển. Cũng theo trang trên của Google: "Bạn không thể chuyển tệp từ Tài khoản Google cá nhân cho người có tài khoản công việc hoặc trường học." Nghĩa là nếu file đang ở Gmail cá nhân của nhân viên và công ty dùng Google Workspace, bạn không chuyển owner thẳng từ Gmail riêng sang email công ty được.

‍

Vì vậy, đừng hứa với bản thân rằng ngày cuối cứ bấm chuyển owner là xong. Hãy kiểm trước loại tài khoản của hai bên. Nếu công ty chưa có tài khoản Workspace và mọi người đều dùng Gmail thường, việc chuyển giữa hai tài khoản cá nhân vẫn làm được, miễn người nhận chấp nhận.

‍

Khi chuyển được, nên chuyển cả thư mục gốc thay vì từng file để đỡ sót. Sau đó kiểm lại cột Chủ sở hữu xem đã đổi hết chưa. Cho đến lúc người nhận bấm chấp nhận, theo Google, người gửi vẫn là chủ sở hữu, nên đừng coi việc chuyển là xong khi mới gửi yêu cầu.

‍

Khi không chuyển owner được thì làm gì

‍

Nếu nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân và công ty dùng tài khoản Workspace, hướng thực tế là để tài khoản công ty làm owner của một bản mới. Các bước:

‍

1. Nhờ nhân viên chia sẻ file hoặc thư mục cho email công ty của bạn với quyền Người chỉnh sửa, làm trước ngày nghỉ.
2. Đăng nhập tài khoản công ty, mở file được chia sẻ, chọn Tệp rồi Tạo bản sao.
3. Lưu bản sao vào thư mục gốc của công ty. Bản này có owner là tài khoản công ty.
4. Mở lại bản sao, kiểm nội dung đủ và đúng, rồi mới coi file gốc là đã bàn giao.

‍

Cách này có giới hạn: nếu chủ file đã tắt quyền tải xuống, in và sao chép cho người xem và người nhận xét, bạn không tạo bản sao được từ quyền đó. Với quyền Người chỉnh sửa thì thường làm được, nên hãy xin đúng quyền này. File gốc vẫn thuộc về nhân viên, và các link cũ đã gửi khách vẫn trỏ về file gốc.

‍

Đừng quên ghi sổ. Lập một bảng đơn giản gồm tên file, owner cũ, owner mới, ngày chuyển, và cột ghi chú nếu chỉ có bản sao. Bảng này sau này giúp bạn biết file nào đã an toàn, file nào còn treo.

‍

‍

Dùng Wistorix để xem owner hiện tại và chuyển quyền sở hữu

‍

Khi nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân với số file nhiều, kiểm owner bằng mắt trong Drive rất chậm. Wistorix là tiện ích Chrome rà soát và tối ưu Google Drive. Bạn xem được owner hiện tại của file, và chuyển quyền sở hữu một file hoặc nhiều file, sau khi xem lại danh sách và tự chọn. Điều kiện của Google ở mục trên vẫn áp dụng.

‍

Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên file, kích thước, owner và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file. Quét miễn phí, với Drive chỉ cần một quyền Google. Bạn có thể xem thêm cách làm ở trang chuyển giao quyền sở hữu, hoặc cách dùng cho doanh nghiệp nhỏ không có người làm IT. Muốn thử ngay, bạn có thể bấm Kiểm tra owner trên wistorix.com.

‍

Quy định ngắn để file công ty không rời khỏi tài khoản công ty

‍

Xử lý xong lần này vẫn chưa đủ để ngăn nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân lần nữa, vì tuần sau sẽ có người mới tạo thêm file ở chỗ cũ. Bạn cần một trang quy định ngắn, đủ để mọi người nhớ. Ba ý chính:

‍

• File công việc chỉ tạo và lưu trong tài khoản công ty, không dùng Gmail riêng.
• Thư mục gốc của công ty do chủ SME hoặc người được giao làm owner. Nhân viên chỉ được cấp quyền vào thư mục, không giữ owner của file chung.
• Mỗi nhân viên mới có tài khoản công ty ngay ngày đầu, trước khi nhận việc đầu tiên.

‍

Thêm một bước kiểm owner vào checklist onboarding và offboarding. Khi onboarding, xác nhận người mới đã có tài khoản công ty. Khi offboarding, rà cột Chủ sở hữu trong các thư mục họ phụ trách và chuyển hoặc tạo bản sao trước ngày cuối.

‍

Bạn có thể đọc thêm quy trình đầy đủ ở offboarding Google Workspace, cách chuyển quyền sở hữu file Drive khi nhân viên nghỉ việc và bài bàn giao Google Drive. Nên kiểm owner định kỳ mỗi quý để file lạc khỏi tài khoản công ty không tích tụ lại.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Nhân viên lưu file công ty trên Drive cá nhân có vi phạm không?

‍

Còn tùy hợp đồng lao động và nội quy của công ty. Nếu công ty chưa có quy định nơi lưu file, đa số trường hợp là thói quen chứ không phải cố ý. Điều bạn nên làm trước là ban hành quy định rõ, rồi mới tính chuyện trách nhiệm.

‍

Nhân viên nghỉ rồi, công ty còn lấy lại được file trong Drive cá nhân không?

‍

Chỉ khi nhân viên còn hợp tác. Tài khoản đó thuộc về họ, công ty không có quyền quản trị trên đó. Cách tốt nhất là xin họ chia sẻ file cho email công ty với quyền Người chỉnh sửa, rồi tạo bản sao, càng sớm càng tốt, tốt nhất là trước ngày nghỉ.

‍

Chuyển owner file từ Gmail cá nhân sang tài khoản công ty có luôn được không?

‍

Không luôn được. Theo Google, bạn không thể chuyển tệp từ Tài khoản Google cá nhân cho người có tài khoản công việc hoặc trường học. Khi gặp tình huống này, hãy dùng cách tạo bản sao ở tài khoản công ty. Chuyển giữa hai tài khoản cá nhân vẫn làm được nếu người nhận chấp nhận.

‍

Wistorix có đọc nội dung file công ty của tôi không?

‍

Không. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ. Tiện ích không đọc và không lưu nội dung file.