Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ: quản lý Google Drive khi không có người làm IT

Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ dành cho công ty vài người đến vài chục người, dùng Google Drive hằng ngày nhưng không có ai chuyên lo IT. Bạn biết file nào đang mở ra ngoài, ai còn quyền với tài liệu công ty, giữ file lại khi nhân viên nghỉ và lấy lại dung lượng trước khi phải mua thêm. Wistorix là tiện ích Chrome, quét Drive 0 đồng, chỉ đọc thông tin quản trị của file và không tải nội dung về.

‍

Nội dung chính

‍

1. Drive của doanh nghiệp nhỏ thường trông thế nào
2. 5 câu hỏi Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ trả lời được
3. Bắt đầu từ tài khoản nào
4. Lịch rà soát 15 phút mỗi tháng
5. Gmail cá nhân hay Google Workspace
6. Chi phí và an toàn dữ liệu
7. Câu hỏi thường gặp

‍

Drive của doanh nghiệp nhỏ thường trông thế nào

‍

Ở doanh nghiệp nhỏ, Google Drive hiếm khi được thiết kế từ đầu. Chủ doanh nghiệp tạo vài thư mục, kế toán tạo thêm vài thư mục, nhân viên mới dùng Gmail cá nhân để nhận file, và cứ thế mỗi năm Drive lớn thêm một lớp. Không ai làm sai, nhưng sau hai ba năm thường xuất hiện cùng một bức tranh.

‍

• Hợp đồng, báo giá, sổ sách nằm rải rác trên Drive của ba bốn người khác nhau
• Nhiều file được chia sẻ bằng link công khai cho khách, cho đối tác in ấn, cho nhân viên thời vụ
• Người đã nghỉ việc vẫn còn quyền chỉnh sửa thư mục chung
• Drive của người giữ nhiều file nhất báo đầy, thường là kế toán hoặc người làm hình ảnh

‍

Doanh nghiệp lớn có quản trị viên và công cụ quản trị riêng để lo những việc này. Doanh nghiệp nhỏ thì không, nên Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ được thiết kế để chính chủ doanh nghiệp hoặc một nhân viên văn phòng tự làm được.

‍

5 câu hỏi Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ trả lời được

‍

Thay vì đưa ra hàng chục tính năng, hãy nghĩ theo câu hỏi. Đây là năm câu chủ doanh nghiệp nhỏ hay hỏi về Drive, và cách Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ trả lời từng câu.

‍

1. File nào của công ty đang mở cho bất kỳ ai có link?

‍

Sau khi quét, Dashboard hiện thẻ Công khai với số file đang mở bằng link. Mở danh sách, xem tên file, đóng link của hợp đồng, bảng lương và dữ liệu khách hàng trước. Mỗi thao tác có hộp xác nhận, nên không có gì chạy khi bạn chưa đồng ý.

‍

‍

2. Ai bên ngoài công ty đang có quyền với tài liệu?

‍

Trang Email được chia sẻ liệt kê từng email có quyền, đánh dấu email ngoài tổ chức. Khách hàng cũ, nhân viên thời vụ, đơn vị dịch vụ đã ngừng hợp tác, bạn gỡ cả người đó khỏi mọi file chỉ bằng một nút.

‍

3. Nhân viên sắp nghỉ đang giữ những file nào?

‍

Quét Drive bằng tài khoản của người sắp nghỉ để thấy những file họ đang sở hữu, rồi chuyển quyền sở hữu hàng loạt sang người tiếp nhận trước ngày làm việc cuối. Đây là bước doanh nghiệp nhỏ hay quên nhất, và cũng là bước khó cứu nhất nếu tài khoản đã bị xóa.

‍

4. Vì sao Drive đầy dù không ai lưu gì mới?

‍

Wistorix gom file trùng theo nội dung, kể cả bản đã đổi tên, cùng file rỗng và file lâu không dùng. Với doanh nghiệp nhỏ, ảnh sản phẩm và video quảng cáo bị lưu nhiều bản thường là nguồn chiếm chỗ lớn nhất.

‍

5. Drive của công ty có an toàn hơn tháng trước không?

‍

Điểm bảo mật từ 0 đến 100 cho một con số để so giữa các lần quét. Xử lý xong nhóm nào, điểm tăng đúng phần bị trừ của nhóm đó. Bạn không cần đọc báo cáo kỹ thuật để biết tình hình đang tốt lên hay xấu đi.

‍

Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ tài khoản nào

‍

Wistorix quét Drive của tài khoản đang đăng nhập, nên thứ tự quét quyết định bạn thấy kết quả nhanh tới đâu. Với Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ, hãy bắt đầu từ người giữ nhiều tài liệu nhất.

‍

1. Tài khoản của kế toán hoặc người giữ hợp đồng, sổ sách
2. Tài khoản của chủ doanh nghiệp
3. Tài khoản của người làm hình ảnh, video, thường chiếm nhiều dung lượng nhất
4. Các tài khoản còn lại, mỗi người tự quét Drive của mình

‍

Cách làm này giúp Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ cho kết quả có ích ngay từ tài khoản đầu tiên, thay vì chờ cả công ty cài xong. Lần quét đầu tiên của mỗi tài khoản thường mất từ một đến vài phút. Từng bước cài đặt và đọc kết quả có trong hướng dẫn sử dụng Wistorix.

‍

Lịch rà soát 15 phút mỗi tháng với Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ

‍

Một doanh nghiệp không có IT thường chỉ để ý tới Drive khi có sự cố: link bị lộ, Drive báo đầy, người nghỉ mang theo tài liệu. Lịch cố định biến việc đó thành thói quen nhỏ thay vì một lần chữa cháy lớn.

‍

Lần đầu bao giờ cũng nhiều việc nhất. Từ tháng thứ hai, Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một lịch ngắn vào đầu tháng, gắn với lúc chốt sổ để không phải nhớ thêm.

‍

• Phút 1 đến 3: quét lại Drive, so điểm bảo mật với tháng trước
• Phút 4 đến 8: đóng link công khai mới phát sinh của file nhạy cảm
• Phút 9 đến 12: xem email ngoài tổ chức mới, gỡ người đã xong việc
• Phút 13 đến 15: xuất báo cáo ra Google Sheets để lưu lại

‍

Khi có nhân viên nghỉ việc, thêm một lượt riêng cho tài khoản của người đó trước ngày cuối. Danh sách những gì nên rà soát định kỳ có trong bài kiểm tra bảo mật Google Drive.

‍

Gmail cá nhân hay Google Workspace

‍

Câu hỏi này quyết định phần lớn cách dùng Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ, vì Google xử lý quyền sở hữu và chia sẻ khác nhau giữa hai loại tài khoản. Một công ty không có IT vẫn nên biết điểm khác trước khi chuyển file qua lại giữa các nhân viên.

‍

Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn dùng Gmail cá nhân cho công việc. Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ chạy được với cả Gmail cá nhân lẫn Google Workspace, không cần quyền quản trị viên. Khác biệt nằm ở những gì Google cho phép.

‍

• Gmail cá nhân: chuyển quyền sở hữu cần người nhận chấp nhận lời mời, và các tài khoản đều là "ngoài tổ chức" với nhau
• Google Workspace: chuyển quyền trong cùng công ty có hiệu lực ngay, file chung nên đặt trong Bộ nhớ dùng chung

‍

Nếu công ty có trên năm người làm việc trên cùng tài liệu, chuyển sang Google Workspace thường đáng cân nhắc vì phần quyền và bàn giao gọn hơn nhiều. So sánh các gói có trên trang bảng giá Google Workspace. Cách tổ chức lại Drive khi chuyển có trong bài Google Drive cho doanh nghiệp.

‍

Chi phí và an toàn dữ liệu

‍

Với Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ, phần đọc và xem luôn 0 đồng: quét Drive, xem điểm bảo mật, xem mọi danh sách và xuất báo cáo. Gói miễn phí cho tối ưu 25 tệp mỗi tháng trên mỗi tài khoản, đủ để đóng những link nhạy cảm nhất trong lần đầu. Khi cần xử lý nhiều hơn, bạn chọn gói trên trang bảng giá.

‍

Về dữ liệu, Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ. Nội dung file không được tải về. Mọi thao tác chỉ chạy khi bạn bấm xác nhận, file xóa đi vào Thùng rác của Google Drive và khôi phục được trong 30 ngày. Bạn gỡ quyền của Wistorix bất cứ lúc nào trong Tài khoản Google.

‍

Tóm lại, Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ thay việc mở từng file bằng một bức tranh toàn bộ Drive theo rủi ro. Bắt đầu từ tài khoản giữ nhiều tài liệu nhất, xử lý file công khai và quyền của người ngoài trước, rồi giữ lịch 15 phút mỗi tháng.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Doanh nghiệp không có người làm IT có dùng Wistorix được không?

‍

Được. Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ cài như một tiện ích Chrome bình thường và đăng nhập bằng tài khoản Google, không cần cấu hình máy chủ hay quyền quản trị viên.

‍

Công ty dùng Gmail cá nhân có quét được không?

‍

Được. Wistorix dùng được với Gmail cá nhân và Google Workspace. Mỗi tài khoản quét riêng và có kết quả riêng.

‍

Wistorix có đọc hợp đồng, sổ sách của công ty không?

‍

Không. Wistorix chỉ đọc tên, kích thước, chủ sở hữu, quyền chia sẻ và ngày sửa của file. Nội dung file không được tải về.

‍

Dùng Wistorix có mất phí không?

‍

Quét, xem điểm bảo mật và xuất báo cáo luôn miễn phí. Gói miễn phí cho tối ưu 25 tệp mỗi tháng trên mỗi tài khoản.