Nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive: khôi phục và ngăn từ trước

Một nhân viên vừa báo nghỉ, và toàn bộ file dự án của nhóm đang nằm trong Drive cá nhân của người đó. Bạn là trưởng nhóm, nên bạn là người phải trả lời nếu file biến mất. Nỗi lo nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive không hiếm, và phần lớn rủi ro xử lý được nếu bạn làm đúng thứ tự. Bài này nói cách khôi phục qua Thùng rác, chuyển owner trước ngày cuối và rà ai đang có quyền trên file quan trọng.

‍

Nội dung chính

‍

1. Nỗi lo khi nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive
2. Ai xóa được file nào: phụ thuộc owner và quyền
3. Khôi phục file đã bị xóa qua Thùng rác
4. Chuyển owner trước ngày làm việc cuối cùng
5. Rà ai đang có quyền trên file quan trọng
6. Dùng Wistorix để rà quyền theo email và chuyển quyền sở hữu
7. Checklist cho trưởng nhóm khi có người báo nghỉ
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Nỗi lo khi nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive

‍

Tình huống nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive thường bắt đầu như sau: bạn nghe tin một thành viên sắp nghỉ. Bảng theo dõi tiến độ, thư mục hợp đồng và bản brief của khách đều do người đó tạo, nên người đó là owner. Bạn chưa biết họ định làm gì với những file này trong tuần cuối.

‍

Có hai kịch bản bạn cần tính tới. Kịch bản thứ nhất là file bị xóa, do nhầm khi gói đồ hoặc do cố ý. Kịch bản thứ hai là file bị chuyển đi, ví dụ chia sẻ sang một tài khoản cá nhân rồi gỡ quyền của nhóm.

‍

Bài này tập trung vào phòng ngừa và khôi phục, không truy vết người làm. Bạn không cần nghi ngờ ai để áp dụng các bước dưới đây. Chúng phù hợp với mọi lần có người rời nhóm, dù họ ra đi trong thiện chí.

‍

‍

Ai xóa được file nào: phụ thuộc owner và quyền

‍

Trước khi lo chuyện nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive, hãy biết file nằm ở đâu và ai có quyền gì. Theo trang xóa và khôi phục file của Google, nếu là chủ sở hữu tệp, bạn có thể xóa tệp bằng cách chuyển vào Thùng rác. Nếu không phải chủ sở hữu, bạn không thể xóa tệp đó.

‍

Vì vậy file do ai làm owner thì file đó nằm trong Thùng rác của người ấy khi bị xóa. Nhân viên sắp nghỉ chính là nhóm cần để ý nhất: họ là owner của những file họ tạo, nên họ có toàn quyền với các file đó.

‍

‍

Lưu ý nhỏ: Google không nêu riêng trường hợp Người chỉnh sửa trên trang này, nên bài không khẳng định thêm. Cách an toàn là đưa quyền sở hữu những file quan trọng về tài khoản của nhóm.

‍

Khôi phục file đã bị xóa qua Thùng rác

‍

Nếu nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive và file đã biến mất, hãy kiểm tra Thùng rác trước khi làm gì khác. Mở Google Drive, bấm Thùng rác ở menu bên trái, tìm file cần lấy lại, bấm chuột phải rồi chọn Khôi phục. File trở về vị trí cũ.

‍

Thời gian là điểm quan trọng. Google ghi rõ: các tệp bạn chuyển vào Thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày, và khi ai đó bấm Dọn sạch thùng rác, các tệp bên trong cũng bị xóa vĩnh viễn. Vì vậy hãy kiểm tra sớm, đừng chờ cuối tháng.

‍

Wistorix không có nút khôi phục hàng loạt từ Thùng rác, nên phần này làm thủ công trong Drive. Với nhiều file, hãy giữ phím Ctrl (hoặc Cmd trên Mac) để chọn nhiều file rồi khôi phục một lần.

‍

Chuyển owner trước ngày làm việc cuối cùng

‍

Với tình huống nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive, khôi phục là phương án chữa. Chuyển owner mới là phương án phòng. Khi quyền sở hữu nằm ở tài khoản của nhóm hoặc của công ty, file không phụ thuộc vào việc một người còn đăng nhập hay không.

‍

Liệt kê file và thư mục quan trọng

‍

Nhờ nhân viên đó gửi danh sách thư mục dự án. Ưu tiên hợp đồng, báo giá, tệp bàn giao khách và các bảng tiến độ. Ghi từng mục vào một bảng đơn giản kèm tên owner mới.

‍

Chuyển quyền sở hữu

‍

Theo hướng dẫn chuyển quyền sở hữu của Google, bạn mở Drive, nhấp chuột phải vào tệp, chọn Chia sẻ, bấm mũi tên cạnh tên người nhận rồi chọn Chuyển quyền sở hữu. Bạn chỉ chuyển được cho người mà tệp đã được chia sẻ.

‍

Ba giới hạn cần nhớ. Người nhận sẽ nhận email và bạn vẫn là owner cho đến khi họ chấp nhận. Với tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn chỉ chuyển được cho người trong tổ chức của mình. Và khi chuyển một thư mục, bạn vẫn sở hữu các tệp bên trong thư mục đó, nên cần chuyển cả những tệp ấy.

‍

Kiểm lại sau khi chuyển

‍

Mở lại danh sách và xem cột Chủ sở hữu. File nào còn ghi tên nhân viên thì chưa chuyển xong, hoặc người nhận chưa chấp nhận. Làm bước này trước ngày cuối để vẫn còn người hỏi nếu có vướng.

‍

Nếu bạn muốn đọc kỹ hơn về quy trình, bài chuyển quyền sở hữu file Drive khi nhân viên nghỉ việc đi sâu vào từng bước.

‍

Rà ai đang có quyền trên file quan trọng

‍

Để chặn nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive, chuyển owner chưa đủ nếu file vẫn mở cho người không cần nữa. Với mỗi file quan trọng, bấm Chia sẻ và xem ba thứ: danh sách người nhận, có bật chia sẻ công khai kiểu bất kỳ ai có link không, và có người ngoài tổ chức nào trong danh sách không.

‍

Gỡ quyền người không còn cần dùng, và đổi quyền Người chỉnh sửa xuống Người xem khi chỉ cần đọc. Đừng quên email cá nhân của chính nhân viên sắp nghỉ: nếu file nằm trên tài khoản công ty, hãy cân nhắc có nên để họ giữ quyền sau ngày cuối hay không.

‍

Hãy làm bước này trước ngày cuối thay vì sau. Khi nhân viên còn làm việc, bạn hỏi được ngay file nào cần giữ quyền. Sau khi họ nghỉ, bạn thường phải đoán.

‍

Cách thủ công chậm khi nhóm có hàng trăm file. Bài kiểm tra quyền truy cập Drive khi nhân sự offboarding mô tả cách soát theo từng nhóm file.

‍

‍

Dùng Wistorix để rà quyền theo email và chuyển quyền sở hữu

‍

Khi lo nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive mà số file nhiều, làm tay từng file tốn thời gian. Wistorix là tiện ích Chrome rà soát và tối ưu Google Drive. Wistorix rà theo email: cho thấy một người đang có quyền vào những file nào. Wistorix cũng cho xem owner hiện tại và chuyển quyền sở hữu một hoặc nhiều file, sau khi bạn xem lại danh sách và tự chọn.

‍

Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên file, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file. Quét miễn phí, và email thông báo chuyển quyền gửi từ notifications@wistorix.com. Muốn xem trang tính năng, mở chuyển giao quyền sở hữu, hoặc xem cách Wistorix cho team nội bộ.

‍

Có một giới hạn cần nói rõ. Wistorix chỉ cho thấy ai đang có quyền, không có nhật ký ai đã sửa hay xóa file. Muốn biết ai đã sửa, mở hay xóa file, hãy dùng Hoạt động và Lịch sử phiên bản của Google. Cách dùng được ghi trong trang hướng dẫn của Google.

‍

Bạn đang có người sắp nghỉ? Kiểm tra owner của các file quan trọng tại wistorix.com trước ngày cuối.

‍

Checklist cho trưởng nhóm khi có người báo nghỉ

‍

Tóm lại, để giảm rủi ro nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive, hãy chia công việc theo ba mốc. Bảng dưới đây gom các việc cần làm.

‍

‍

Biên bản bàn giao không cần dài. Chỉ cần ghi thư mục nào đã chuyển cho ai, ngày nào, và ai kiểm lại. Khi cần, bạn có bằng chứng rõ ràng là việc bàn giao đã xong.

‍

Rủi ro nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive sẽ lặp lại ở mỗi đợt thay người, nên hãy gắn việc này vào quy trình nhân sự chung, để lần nào có người rời nhóm cũng làm đủ các bước. Nếu bạn muốn một khung rộng hơn, trang offboarding Google Workspace gom toàn bộ phần bàn giao Drive khi nhân viên nghỉ việc.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Nhân viên nghỉ việc xóa file Google Drive thì lấy lại được không?

‍

Thường được, nếu file còn trong Thùng rác. Mở Thùng rác, bấm chuột phải file rồi chọn Khôi phục. Nếu đã Dọn sạch thùng rác hoặc quá 30 ngày thì Google xóa vĩnh viễn và bạn khó lấy lại.

‍

File trong Thùng rác Google Drive giữ bao lâu?

‍

Theo Google, các tệp chuyển vào Thùng rác bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày. Khi ai đó bấm Dọn sạch thùng rác, các tệp bên trong cũng bị xóa vĩnh viễn ngay.

‍

Wistorix có cho biết ai đã sửa hoặc xóa file không?

‍

Không. Wistorix chỉ cho thấy ai đang có quyền trên file. Để xem ai đã sửa, mở hoặc xóa file, bạn dùng Hoạt động và Lịch sử phiên bản của Google.

‍

Có cách nào ngăn nhân viên xóa file công ty trước khi nghỉ không?

‍

Cách chắc nhất là chuyển owner các file quan trọng về tài khoản của nhóm trước ngày cuối. Theo Google, người không phải owner không xóa được tệp.