Tiện ích Chrome cho Google Drive: những tiện ích miễn phí nên cài

Một tiện ích Chrome cho Google Drive bổ sung những việc Drive không làm sẵn trên trình duyệt: mở và sửa tài liệu khi mất mạng, lưu nhanh nội dung web vào Drive, hay rà soát quyền chia sẻ và dung lượng của cả Drive. Bài này giới thiệu các tiện ích miễn phí đáng cài, mỗi tiện ích giải quyết việc gì, và cách kiểm tra quyền trước khi cho bất kỳ tiện ích nào kết nối với Drive.

‍

Nội dung chính

‍

1. Tiện ích Chrome khác tiện ích bổ sung thế nào
2. Làm việc ngoại tuyến
3. Lưu nhanh nội dung web vào Drive
4. Rà soát quyền và tối ưu dung lượng
5. Bảng so sánh nhanh
6. Chọn theo công việc
7. Kiểm tra quyền trước khi cài
8. Gỡ tiện ích và thu hồi quyền
9. Câu hỏi thường gặp

‍

Tiện ích Chrome cho Google Drive khác tiện ích bổ sung thế nào

‍

Hai khái niệm này hay bị nhầm. Tiện ích Chrome (extension) cài vào trình duyệt, hiện biểu tượng trên thanh công cụ và chạy trên mọi trang bạn mở. Tiện ích bổ sung của Google Workspace (add-on) cài vào bên trong Tài liệu, Trang tính hay Gmail, và chỉ hiện trong ứng dụng đó.

‍

Khi cần làm việc với cả Drive, như xem toàn bộ file đang chia sẻ hay gom file trùng ở mọi thư mục, một tiện ích Chrome cho Google Drive thường tiện hơn. Khi chỉ cần thêm chức năng cho một bảng tính, tiện ích bổ sung là đủ.

‍

Tiện ích Chrome cho Google Drive để làm việc ngoại tuyến

‍

Google Tài liệu ngoại tuyến là tiện ích do chính Google làm. Khi bật, bạn mở và chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày ngay cả khi mất kết nối. Thay đổi tự đồng bộ lên Drive khi có mạng trở lại.

‍

• Hợp với: người hay làm việc trên tàu xe, quán cà phê, nơi mạng chập chờn
• Lưu ý: chỉ bật trên máy cá nhân, vì tài liệu ngoại tuyến được lưu trên máy đó
• Chi phí: miễn phí

‍

Đây là tiện ích Chrome cho Google Drive nên cài đầu tiên nếu bạn soạn tài liệu hằng ngày. Bật trong phần cài đặt của Drive trên máy tính, mục Ngoại tuyến.

‍

Tiện ích Chrome cho Google Drive để lưu nhanh nội dung web

‍

Lưu vào Google Drive cũng là tiện ích của Google. Bạn lưu ảnh, liên kết hay ảnh chụp trang web vào Drive bằng một cú bấm chuột phải, thay vì tải về máy rồi tải lên lại.

‍

• Hợp với: người gom tài liệu tham khảo, moodboard, báo giá từ nhiều trang
• Lưu ý: chọn sẵn thư mục đích để file không nằm rải rác ngoài thư mục
• Chi phí: miễn phí

‍

Tiện ích loại này giúp đưa file vào Drive nhanh hơn, nên Drive cũng đầy nhanh hơn. Vì vậy nên đi kèm một công cụ rà soát định kỳ như phần dưới.

‍

Tiện ích Chrome cho Google Drive để rà soát quyền và dung lượng

‍

Hai tiện ích trên giúp bạn làm việc với từng file. Việc còn thiếu là nhìn toàn bộ Drive: file nào trùng, file nào đang công khai, ai bên ngoài còn quyền chỉnh sửa. Wistorix là tiện ích Chrome cho Google Drive làm đúng việc này, giao diện tiếng Việt và quét miễn phí, 0 đồng.

‍

• Tối ưu dung lượng: gom file trùng theo checksum, file rỗng, file cũ, file mồ côi
• Bảo mật: liệt kê file công khai, email ngoài tổ chức, chấm điểm bảo mật trên thang 100
• Bàn giao: chuyển quyền sở hữu hàng loạt, giữ cấu trúc thư mục
• Chi phí: quét miễn phí không giới hạn, gói miễn phí tối ưu 25 tệp mỗi tháng

‍

‍

Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file, không tải nội dung về và chỉ thao tác khi bạn bấm xác nhận. Tìm hiểu kỹ hơn trong bài Wistorix là gì, hoặc xem từng công cụ nhỏ trong bộ công cụ Google Drive miễn phí.

‍

Bảng so sánh nhanh các tiện ích Chrome cho Google Drive

‍

‍

Ba tiện ích không trùng việc nhau, nên cài cùng lúc được và không xung đột với nhau trên cùng một trình duyệt. Nếu chỉ chọn một, hãy chọn theo việc bạn mất nhiều thời gian nhất mỗi tuần.

‍

Chọn tiện ích Chrome cho Google Drive theo công việc

‍

Không phải ai cũng cần đủ ba tiện ích. Cách chọn nhanh nhất là nhìn vào việc chiếm nhiều thời gian của bạn với Drive mỗi tuần.

‍

Freelancer

‍

Bạn gửi file cho nhiều khách và hay quên đóng quyền khi dự án xong. Tiện ích rà soát quyền giúp nhất: sau mỗi dự án, lọc email của khách vừa xong và thu hồi quyền chỉnh sửa trong một lần. Thêm Lưu vào Google Drive nếu bạn hay gom tài liệu tham khảo cho khách.

‍

Agency

‍

Nhiều client, nhiều cộng tác viên, nhiều thư mục dùng chung. Một tiện ích Chrome cho Google Drive có danh sách email ngoài tổ chức và chuyển quyền sở hữu hàng loạt sẽ tiết kiệm nhiều giờ mỗi lần đóng dự án hay đổi người phụ trách.

‍

Team in-house và doanh nghiệp nhỏ

‍

Việc tốn thời gian nhất thường là bàn giao khi có người nghỉ và dung lượng Workspace tăng nhanh. Chọn tiện ích có tối ưu dung lượng và bàn giao file. Nếu nhân viên hay đi công tác, bật thêm Google Tài liệu ngoại tuyến trên máy cá nhân của họ.

‍

Dù chọn tiện ích Chrome cho Google Drive nào, hãy bắt đầu bằng gói miễn phí và chạy thử trên Drive thật trước khi quyết định trả phí.

‍

Kiểm tra quyền trước khi cài tiện ích Chrome cho Google Drive

‍

Mọi tiện ích kết nối với Drive đều chạm vào dữ liệu quan trọng của bạn. Trước khi bấm cài, kiểm tra năm điều sau:

‍

• Tiện ích đọc gì: chỉ thông tin quản trị hay cả nội dung file
• Tiện ích có tự thao tác không, hay chờ bạn bấm xác nhận
• File xóa đi đâu: vào Thùng rác để khôi phục được, hay xóa vĩnh viễn
• Ai đứng sau: có trang giới thiệu, chính sách bảo mật, địa chỉ liên hệ
• Gỡ thế nào: thu hồi quyền trong Tài khoản Google được không

‍

Đọc kỹ màn hình đồng ý của Google khi đăng nhập lần đầu. Đó là nơi liệt kê chính xác tiện ích được làm gì với Drive. Cách cài và quản lý tiện ích có trong hướng dẫn tiện ích của Chrome.

‍

Gỡ tiện ích và thu hồi quyền khi không dùng nữa

‍

Gỡ tiện ích và thu hồi quyền là hai việc khác nhau, nên làm cả hai khi không dùng một tiện ích Chrome cho Google Drive nữa.

‍

1. Gỡ tiện ích: bấm chuột phải vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn Xóa khỏi Chrome
2. Thu hồi quyền: mở Tài khoản Google, vào phần ứng dụng bên thứ ba có quyền truy cập và gỡ ứng dụng đó

‍

Hướng dẫn chi tiết có trong trang quản lý kết nối giữa Tài khoản Google và ứng dụng bên thứ ba. File trên Drive không bị ảnh hưởng bởi cả hai thao tác, và bạn gỡ quyền bất cứ lúc nào.

‍

Nên rà lại danh sách tiện ích mỗi vài tháng. Tiện ích cài thử rồi quên vẫn giữ quyền với Drive cho tới khi bạn gỡ. Hướng dẫn riêng cho tiện ích rà soát có trong bài tiện ích Chrome dọn dẹp Google Drive.

‍

Tóm lại, bộ tiện ích Chrome cho Google Drive gọn mà đủ gồm một tiện ích làm việc ngoại tuyến, một tiện ích lưu nhanh và một tiện ích rà soát toàn bộ Drive. Cả ba đều miễn phí để bắt đầu.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Tiện ích Chrome có chạy trên Cốc Cốc hoặc Edge không?

‍

Các trình duyệt dựa trên Chromium thường cài được tiện ích Chrome, nhưng Chrome là môi trường được hỗ trợ chính.

‍

Cài nhiều tiện ích có làm chậm trình duyệt không?

‍

Có thể, nếu tiện ích chạy nền liên tục. Wistorix chỉ chạy khi bạn mở và bấm quét.

‍

Tiện ích có dùng được trên điện thoại không?

‍

Không. Chrome trên điện thoại không hỗ trợ tiện ích. Bạn cần máy tính để dùng, kết quả hiện trên Drive ở mọi thiết bị.

‍

Tài khoản công ty không cài được tiện ích thì sao?

‍

Quản trị viên Google Workspace có thể chặn tiện ích hoặc chặn ứng dụng bên thứ ba. Hãy hỏi quản trị viên trước khi thử cách khác.