Wistorix cho freelancer: giữ Drive gọn khi làm cho nhiều khách cùng lúc

Wistorix cho freelancer giải quyết ba vấn đề quen thuộc của người làm tự do trên Google Drive: khách cũ vẫn còn quyền vào thư mục, Drive đầy vì bản nháp và file gửi đi gửi lại, và việc bàn giao file khi kết thúc hợp đồng luôn mất cả buổi. Wistorix là tiện ích Chrome, dùng được với Gmail cá nhân, quét Drive miễn phí. Bài này đi qua 5 việc freelancer làm nhanh hơn với Wistorix và một quy trình đóng dự án gọn trong 15 phút.

‍

Nội dung chính

‍

1. Drive của freelancer khác gì Drive công ty
2. 5 việc làm nhanh hơn với Wistorix
3. Quy trình đóng dự án trong 15 phút
4. Không cần Workspace hay quản trị viên
5. Làm việc cùng cộng tác viên
6. An toàn với dữ liệu của khách
7. Câu hỏi thường gặp

‍

Drive của freelancer khác gì Drive công ty

‍

Nhân viên công ty thường làm trong Drive của tổ chức, có quản trị viên lo phần quyền và bàn giao. Freelancer thì tự lo tất cả trên một tài khoản Gmail cá nhân. Mỗi năm vài chục khách, mỗi khách một thư mục, mỗi thư mục chia sẻ cho khách, cho người duyệt bên khách, đôi khi cho cộng tác viên và đơn vị in ấn.

‍

Kết quả sau vài năm là ba vấn đề cộng dồn:

‍

• Danh sách người ngoài tổ chức có quyền dài hơn nhiều so với số khách đang làm
• Dung lượng 15 GB hết vì bản nháp, bản xuất nhiều phiên bản và file khách gửi lại
• File do khách tạo trong thư mục của bạn, hoặc file của bạn nằm trong thư mục của khách, rối khi bàn giao

‍

Đây là lý do Wistorix cho freelancer tập trung vào ba việc: rà soát quyền theo từng khách, giải phóng dung lượng và bàn giao gọn. Cách tổ chức thư mục cho nhiều khách có trong bài quản lý file khách hàng.

‍

5 việc Wistorix cho freelancer làm nhanh hơn

‍

Năm việc dưới đây là lý do chính để dùng Wistorix cho freelancer. Đó là những việc làm thường xuyên nhất trên Drive, và cũng là những việc tốn thời gian nhất nếu làm bằng tay.

‍

1. Xem mỗi khách đang có quyền trên những file nào

‍

Trong Wistorix cho freelancer, màn hình Email được chia sẻ gom mọi quyền trên Drive theo từng email, tách riêng email ngoài tổ chức. Bấm vào email của một khách để thấy toàn bộ file họ đang có quyền, kể cả những file bạn quên đã chia sẻ từ năm trước.

‍

‍

2. Thu hồi quyền của khách cũ trong một lần

‍

Khi hợp đồng kết thúc, chọn email của khách và thu hồi toàn bộ hoặc từng file. Gỡ quyền không xoá file và không gửi thông báo cho khách. Nếu khách cần lại, bạn chia sẻ lại, quyền có thể cấp hoặc thu hồi bất cứ lúc nào.

‍

3. Đóng những link công khai đã quên

‍

Freelancer hay gửi link ở chế độ bất kỳ ai có đường liên kết cho tiện. Wistorix liệt kê mọi file đang công khai để bạn đổi về chế độ Hạn chế, nhất là báo giá, hợp đồng và file thiết kế chưa ra mắt của khách.

‍

4. Dọn file trùng và bản nháp để lấy lại dung lượng

‍

Wistorix so dấu vân nội dung và dung lượng để gom file trùng, kể cả khi đã đổi tên. Với freelancer làm video hay thiết kế, nhóm này thường là cách lấy lại dung lượng nhanh nhất. File xoá đi vào Thùng rác của Google Drive và khôi phục được trong 30 ngày.

‍

5. Chuyển quyền sở hữu khi bàn giao cho khách

‍

Nhiều hợp đồng yêu cầu chuyển toàn bộ file gốc cho khách khi kết thúc. Chọn nhiều file trong thư mục dự án và chuyển quyền sở hữu sang email của khách trong một lần, kèm nhật ký để đối chiếu. Lưu ý Google giới hạn việc chuyển quyền giữa tài khoản cá nhân và tài khoản tổ chức, nên hãy thống nhất với khách trước.

‍

Quy trình đóng dự án trong 15 phút với Wistorix cho freelancer

‍

Gắn việc rà soát Drive với thời điểm đóng dự án là cách đơn giản nhất để không bao giờ để quyền thừa tích tụ. Với Wistorix cho freelancer, quy trình gồm năm bước:

‍

1. Quét Drive, việc quét luôn miễn phí
2. Mở email của khách vừa kết thúc, xem họ đang có quyền trên những file nào
3. Chuyển quyền sở hữu các file khách cần giữ, nếu hợp đồng yêu cầu
4. Thu hồi quyền của khách và cộng tác viên trên phần còn lại
5. Xoá bản nháp và file trùng của dự án, chuyển thư mục vào khu Lưu trữ

‍

Danh sách đầy đủ những gì cần có trước khi đóng một dự án có trong bài checklist bàn giao file dự án. Wistorix cho freelancer làm phần tìm và xử lý hàng loạt, còn checklist giúp bạn không quên phần giấy tờ.

‍

Wistorix cho freelancer không cần Workspace hay quản trị viên

‍

Khác với Wistorix cho freelancer, nhiều công cụ quản lý Drive chỉ chạy được với Google Workspace và cần quyền quản trị viên. Freelancer thường dùng Gmail cá nhân, nên những công cụ đó không áp dụng được. Wistorix chạy trên Drive của từng người, nên bạn đăng nhập bằng chính tài khoản Gmail đang dùng là đủ.

‍

Với freelancer làm việc trên nhiều tài khoản, như một Gmail cá nhân và một tài khoản khách cấp, bạn quét từng tài khoản riêng. Mỗi lần quét chỉ thấy những gì tài khoản đó sở hữu hoặc được chia sẻ, nên kết quả của các khách không lẫn vào nhau.

‍

Về chi phí khi dùng Wistorix cho freelancer, quét Drive luôn miễn phí và không giới hạn số lần. Gói miễn phí cho xử lý 25 tệp mỗi tháng, đủ để đóng vài dự án nhỏ. Khi cần xử lý nhiều, bạn có thể mua Pass 72h 35.000đ mỗi lượt thay vì đăng ký định kỳ, hợp với nhịp làm việc theo dự án của freelancer. Chi tiết xem ở trang Bảng giá.

‍

Wistorix cho freelancer làm việc cùng cộng tác viên

‍

Nhiều freelancer không làm một mình. Họ thuê thêm người dựng video, người viết, người dịch theo từng dự án. Mỗi cộng tác viên được thêm vào vài thư mục, và thường không ai nhớ gỡ họ ra khi dự án xong. Sau một năm, cộng tác viên cũ vẫn mở được thư mục của những khách mà họ không còn làm.

‍

Wistorix cho freelancer xử lý tình huống này giống như với khách cũ: mở email của cộng tác viên, xem họ còn quyền trên những thư mục nào và thu hồi phần không còn cần. Nếu cộng tác viên đã tạo file trong thư mục của bạn, file đó thuộc sở hữu của họ. Hãy chuyển quyền sở hữu về tài khoản của bạn trước khi gỡ quyền, để không mất bản dựng hay bản dịch đã bàn giao.

‍

Một quy ước nhỏ giúp việc này nhẹ hơn: chia sẻ cho cộng tác viên theo thư mục con của từng dự án, không chia sẻ thư mục gốc chứa nhiều khách. Khi dự án kết thúc, chỉ cần gỡ quyền ở một thư mục.

‍

Wistorix cho freelancer an toàn với dữ liệu của khách

‍

Trước khi cài Wistorix cho freelancer, nên biết rằng bạn đang giữ nhiều tài liệu nhạy cảm của khách: hợp đồng, dữ liệu khách hàng, sản phẩm chưa ra mắt. Vì vậy cần biết rõ công cụ mình cài làm gì với dữ liệu đó.

‍

• Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị qua Google Drive API, không tải nội dung file về
• Mọi thao tác chỉ chạy khi bạn bấm xác nhận, không tự thu hồi hay tự xoá
• Bạn thu hồi bất cứ lúc nào quyền truy cập của Wistorix trong Tài khoản Google

‍

Cách Google quy định ứng dụng bên thứ ba dùng dữ liệu người dùng có trong chính sách dữ liệu người dùng của Google API. Nếu khách hỏi bạn quản lý tài liệu của họ thế nào, một báo cáo quét trước và sau khi đóng dự án là bằng chứng cụ thể, dễ trình bày hơn một lời cam kết.

‍

Tóm lại, Wistorix cho freelancer là cách nhanh để biết khách nào còn quyền gì, lấy lại dung lượng và bàn giao gọn. Hãy cài Wistorix, quét miễn phí và chọn một dự án đã đóng để thử quy trình 15 phút ở trên.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Wistorix có dùng được với Gmail cá nhân không?

‍

Được. Wistorix chạy trên Drive của từng người, không cần Google Workspace hay quyền quản trị viên.

‍

Khách có biết khi tôi thu hồi quyền không?

‍

Không. Google Drive không gửi thông báo khi gỡ quyền. Khách chỉ thấy file không còn mở được.

‍

Tôi có chuyển quyền sở hữu cho khách dùng Workspace được không?

‍

Tuỳ loại tài khoản. Google giới hạn việc chuyển quyền giữa tài khoản cá nhân và tài khoản tổ chức. Nếu hộp thoại Chia sẻ không có lựa chọn chuyển quyền sở hữu, hãy để khách tạo bản sao hoặc tải về rồi gửi.

‍

Wistorix có giúp tổ chức thư mục theo khách không?

‍

Wistorix giúp thấy và xử lý file theo khách. Cấu trúc thư mục bạn tự đặt, theo gợi ý trong bài quản lý file khách hàng.