Cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới thế nào để đủ mà không dư?

Sáng thứ Hai, nhân viên mới ngồi vào bàn và nhắn bạn: "Em chưa mở được file nào ạ". Bạn đang giữa cuộc họp, nên bấm chia sẻ cả thư mục gốc của phòng cho nhanh. Cách này xong trong mười giây, nhưng quyền đó thường nằm lại nhiều tháng. Bài này chỉ cách cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới đủ dùng mà không dư: xem đồng nghiệp cùng vai trò đang có quyền gì, cấp theo thư mục con và ghi lại để rà sau.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới hay bị dư hoặc thiếu
2. Bước 1: Xác định vai trò và nhóm file cần dùng
3. Bước 2: Xem đồng nghiệp cùng vai trò đang có quyền vào file nào
4. Bước 3: Chọn mức quyền phù hợp
5. Bước 4: Cấp theo thư mục con hoặc nhóm
6. Bước 5: Ghi lại những gì đã cấp và hẹn rà lại
7. Dùng Wistorix để rà quyền theo email đồng nghiệp
8. Lỗi hay gặp khi cấp quyền cho nhân viên mới
9. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới hay bị dư hoặc thiếu

‍

Có hai kiểu sai khi cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới, và cả hai đều bắt nguồn từ việc làm vội. Kiểu thứ nhất là thiếu quyền. Người mới nhắn xin từng file, bạn bị ngắt việc hết lần này đến lần khác, còn họ mất cả tuần đầu chỉ để chờ.

‍

Kiểu thứ hai là dư quyền. Để khỏi bị làm phiền, bạn chia sẻ thư mục gốc rồi quên. Vài tháng sau, người đó vẫn mở được hồ sơ lương, hợp đồng khách hàng hay báo cáo tài chính mà công việc của họ không hề cần.

‍

Gốc rễ chung là không ai nhớ đồng nghiệp cùng vai trò đang có quyền vào những gì. Không có mẫu để so, bạn cấp theo trí nhớ hoặc theo quyền của chính mình. Quyền của trưởng nhóm thường rộng hơn nhiều so với một vị trí thông thường.

‍

Năm bước dưới đây giúp cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới theo một quy trình rõ ràng. Bước nào cũng làm được ngay trong Google Drive, không cần cài thêm gì.

‍

Bước 1: Xác định vai trò và nhóm file nhân viên mới cần

‍

Trước khi bấm Chia sẻ, hãy viết ra người mới sẽ làm gì trong tuần đầu. Việc này quyết định phần lớn chuyện cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới có đúng hay không. Chỉ cần một danh sách ngắn, khoảng 5 đến 10 thư mục gắn với công việc thật.

‍

Tách ba nhóm thư mục

‍

• Tài liệu chung: quy trình, mẫu biểu, hướng dẫn nội bộ. Ai trong phòng cũng cần.
• Thư mục dự án: chỉ những dự án người mới tham gia.
• Thư mục nhạy cảm: nhân sự, tài chính, hợp đồng. Mặc định không cấp.

‍

Hỏi quản lý trực tiếp

‍

Hỏi một câu đơn giản: tuần đầu người này cần gì, tháng đầu cần thêm gì. Nhờ vậy bạn cấp trước phần chắc chắn cần, phần còn lại chờ đến khi có lý do. Cấp thêm sau luôn dễ hơn thu hồi.

‍

‍

Bước 2: Xem đồng nghiệp cùng vai trò đang có quyền vào file nào

‍

Đồng nghiệp cùng vị trí là mẫu tốt nhất để đối chiếu. Họ đang làm đúng công việc mà người mới sắp làm, nên quyền của họ cho bạn biết "đủ" trông như thế nào.

‍

Cách thủ công trong Drive

‍

Mở từng thư mục, bấm Chia sẻ rồi đọc danh sách người có quyền. Ghi lại thư mục nào có tên đồng nghiệp mẫu và ở mức quyền nào. Với phòng có vài thư mục thì cách này đủ dùng.

‍

Hạn chế là chậm và dễ sót khi có nhiều thư mục. Một thư mục con ít ai nhớ có thể đang chia sẻ riêng cho đồng nghiệp, và bạn không thấy nếu chỉ mở thư mục cha.

‍

Chọn mẫu đúng người

‍

Chọn một đồng nghiệp cùng vị trí, không chọn trưởng nhóm. Đừng sao chép nguyên quyền của người nhiều năm kinh nghiệm hay người từng đổi vai trò, vì họ thường giữ cả quyền của các việc cũ. Nếu có hai đồng nghiệp mẫu, lấy phần giao nhau của họ.

‍

Bước 3: Chọn mức quyền: người xem, người nhận xét, người chỉnh sửa

‍

Google Drive có ba mức quyền phổ biến khi chia sẻ. Theo hướng dẫn chia sẻ của Google, người chỉnh sửa có thể "mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển mọi tệp trong thư mục đó, cũng như thêm tệp mới".

‍

‍

Mặc định hãy cấp người xem, rồi nâng lên chỉnh sửa khi có lý do rõ ràng. Với thư mục chứa hợp đồng hoặc bảng lương, đừng cấp quyền chỉnh sửa nếu công việc không đòi hỏi. Một lần xóa nhầm trong thư mục như vậy gây hậu quả lớn hơn nhiều so với vài phút chờ nâng quyền.

‍

Bước 4: Cấp theo thư mục con hoặc nhóm, không chia sẻ thư mục gốc

‍

Đây là bước quyết định chuyện cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới có dư hay không. Chia sẻ ở thư mục con đúng việc, và quyền tự áp xuống mọi thứ bên trong. Google ghi rõ: "Khi bạn chia sẻ một thư mục, tất cả tệp và thư mục con sẽ kế thừa các quyền chia sẻ đó".

‍

Chính vì quyền kế thừa nên việc chia sẻ thư mục gốc nguy hiểm. Một cú bấm ở tầng trên cùng mở ra cả cây thư mục phía dưới, kể cả những chỗ bạn chưa nghĩ tới.

‍

Dùng nhóm Google nếu tổ chức đã có

‍

Nếu công ty đã có nhóm Google cho từng phòng, hãy thêm người mới vào nhóm đó và cấp quyền thư mục cho nhóm. Lần sau chỉ cần thêm một người vào nhóm, không phải chia sẻ lại từng thư mục. Nếu chưa có nhóm, cấp theo từng người vẫn ổn khi phòng nhỏ.

‍

Tránh chia sẻ từng file lẻ

‍

Chia sẻ lẻ từng file nghe gọn nhưng rất khó theo dõi. Vài tháng sau không ai nhớ đã mở file nào cho ai. Nếu một file cần chia sẻ riêng, hãy ghi nó vào bảng ở bước sau.

‍

Bước 5: Ghi lại những gì đã cấp và hẹn rà lại

‍

Quyền cấp xong mà không ghi lại thì sớm muộn cũng thành quyền không ai quản. Một bảng tính đơn giản là đủ, với các cột như dưới đây.

‍

‍

Sau khi cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới, hãy hẹn rà lại vào lúc hết thử việc và mỗi khi người đó đổi vai trò. Lúc rà, bỏ những quyền không còn dùng và nâng những quyền thật sự cần. Khi người đó rời đi, bảng này giúp việc offboarding nhanh hơn. Bạn có thể xem thêm bài bàn giao Google Drive để biết bước kế tiếp.

‍

‍

Dùng Wistorix để rà quyền theo email đồng nghiệp

‍

Khi phòng có nhiều thư mục, mở từng cái để đọc danh sách chia sẻ rất tốn thời gian. Lúc này bạn có thể dùng Wistorix, tiện ích Chrome rà soát và tối ưu Google Drive. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file.

‍

Sau khi quét, bạn rà theo email để thấy một đồng nghiệp đang có quyền vào những file nào. Danh sách đó là mẫu để đối chiếu khi cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới. Việc cấp quyền mới vẫn làm bằng nút Chia sẻ của Google, còn Wistorix giúp bạn biết nên cấp những gì.

‍

Wistorix cũng giúp bạn đổi mức quyền (người xem, người nhận xét, người chỉnh sửa) hoặc thu hồi hàng loạt, và chỉ chạy sau khi bạn xem lại danh sách và tự chọn. Không có gì tự xóa. Trang quét rủi ro chia sẻ nói rõ hơn về phần rà quyền, và team nội bộ có thể xem trang Wistorix cho team nội bộ.

‍

Muốn kiểm tra lại việc cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới trên chính Drive của phòng, chọn Rà quyền ngay tại wistorix.com. Quét luôn miễn phí.

‍

Lỗi hay gặp khi cấp quyền cho nhân viên mới

‍

Bảng dưới gom những lỗi thường gặp nhất khi cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới, kèm hậu quả và cách tránh:

‍

‍

Hai lỗi cuối đáng chú ý nhất. Mở link công khai cho tiện nghe vô hại, nhưng link đó có thể được chuyển tiếp cho người ngoài. Cấp bằng email cá nhân thì khi người đó nghỉ việc, bạn khó biết quyền còn hiệu lực hay không.

‍

Để hiểu bước cuối của vòng đời quyền, hãy xem offboarding Google Workspace. Bài kiểm tra quyền truy cập Drive khi offboarding cũng dùng chung cách rà này.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Nên cấp quyền Google Drive cho nhân viên mới ở mức nào?

‍

Bắt đầu ở mức người xem, rồi nâng lên người nhận xét hoặc người chỉnh sửa khi công việc thật sự cần. Cấp thêm sau luôn dễ hơn thu hồi.

‍

Có nên chia sẻ cả thư mục gốc cho nhân viên mới không?

‍

Không. Quyền của thư mục được kế thừa xuống mọi tệp và thư mục con, nên hãy cấp ở thư mục con đúng việc.

‍

Làm sao biết đồng nghiệp cùng vai trò đang có quyền vào file nào?

‍

Cách thủ công là mở từng thư mục, bấm Chia sẻ và đọc danh sách. Nếu có nhiều thư mục, bạn có thể rà theo email bằng Wistorix để thấy một người đang có quyền vào những file nào.

‍

Cấp quyền cho nhóm hay từng người thì tốt hơn?

‍

Nhóm dễ quản lý hơn khi tổ chức đã có sẵn nhóm Google, vì chỉ cần thêm người vào nhóm một lần. Nếu phòng nhỏ và chưa có nhóm, cấp theo từng người vẫn dùng được.