Checklist bàn giao file dự án đầy đủ trước khi đóng project

Một checklist bàn giao file dự án giúp bạn đóng project trên Drive cùng lúc với khi đóng project trên hợp đồng. Bài này đưa ra 12 mục chia thành 4 nhóm: bản cuối, tài liệu đi kèm, quyền truy cập và lưu trữ, kèm mẫu biên bản bàn giao ngắn và cách kiểm tra nhanh trước khi gửi thư chào kết thúc cho khách.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao cần checklist bàn giao file dự án
2. Nhóm 1: Bản cuối
3. Nhóm 2: Tài liệu đi kèm
4. Nhóm 3: Quyền truy cập
5. Nhóm 4: Lưu trữ
6. Điều chỉnh theo từng kiểu dự án
7. Mẫu biên bản bàn giao ngắn
8. Kiểm tra nhanh trước khi đóng dự án
9. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao cần checklist bàn giao file dự án

‍

Freelancer và agency thường có checklist nhận việc rất kỹ: brief, hợp đồng, thư mục tài nguyên. Nhưng ít ai có checklist đóng việc. Khi khách duyệt bản cuối và tiền đã về, dự án được đánh dấu xong trên công cụ quản lý công việc, còn thư mục trên Drive thì vẫn mở nguyên như ngày đầu.

‍

Hệ quả đến chậm nhưng chắc. Sáu tháng sau, khách hỏi lại file gốc và bạn không nhớ bản nào là bản chính, một cộng tác viên đã nghỉ vẫn mở được thư mục, còn link gửi khách để duyệt vẫn công khai. Việc bàn giao file dự án theo một danh sách cố định giải quyết cả ba chuyện đó trong một buổi.

‍

Checklist bàn giao file dự án dưới đây viết cho dự án làm trên Google Drive, nhưng các nhóm mục dùng được cho bất kỳ nơi lưu trữ nào. Hãy sao chép thành một file mẫu và dùng lại cho mọi lần đóng dự án.

‍

Nhóm 1: Bản cuối trong bàn giao file dự án

‍

Nhóm đầu tiên trả lời câu hỏi quan trọng nhất: khách nhận được đúng những gì.

‍

1. Gom toàn bộ bản cuối vào một thư mục Bàn giao riêng, tách khỏi bản nháp
2. Đặt tên file bản cuối theo một quy ước thống nhất, có ngày và phiên bản
3. Xuất thêm định dạng khách cần, ví dụ PDF cho tài liệu, bản nén cho hình ảnh gốc

‍

Mục thứ nhất tưởng đơn giản nhưng tiết kiệm nhiều thời gian nhất về sau. Khi khách chỉ cần mở một thư mục duy nhất, họ không phải hỏi lại bạn file nào là bản chính, và bạn cũng không phải tìm lại trong hàng chục bản sửa.

‍

Nhóm 2: Tài liệu đi kèm

‍

Bản cuối chỉ có giá trị khi người nhận biết cách dùng nó, nên đừng bàn giao file dự án mà thiếu hướng dẫn. Nhóm thứ hai đảm bảo bàn giao file dự án đi kèm đủ ngữ cảnh.

‍

4. Một file giới thiệu ngắn: dự án gồm những gì, thư mục nào chứa gì
5. Tài nguyên gốc cần thiết: font, ảnh có bản quyền, file thiết kế nguồn nếu hợp đồng có ghi
6. Thông tin bản quyền và giới hạn sử dụng của tài nguyên bên thứ ba

‍

Mục thứ năm cần đối chiếu với hợp đồng. Có dự án chỉ bàn giao bản xuất, có dự án bàn giao cả file nguồn. Ghi rõ trong file giới thiệu để tránh hiểu nhầm về sau.

‍

Nhóm 3: Quyền truy cập sau khi bàn giao file dự án

‍

Nhóm này hay bị bỏ qua nhất khi bàn giao file dự án, vì sau khi giao xong không ai còn thấy gấp. Nhưng đây là nhóm giữ cho dữ liệu của bạn và của khách không mở mãi sau khi dự án đã đóng.

‍

7. Chuyển quyền sở hữu thư mục Bàn giao cho khách nếu hợp đồng yêu cầu, hoặc tạo bản sao cho họ
8. Gỡ quyền của cộng tác viên đã xong việc, hoặc hạ xuống Người xem
9. Đổi mọi link đã gửi khách để duyệt từ công khai về chế độ Hạn chế

‍

Với mục thứ bảy, mỗi file chỉ có một chủ sở hữu và chuyển một thư mục không chuyển các file bên trong. Xem hướng dẫn chuyển quyền sở hữu tệp của Google Drive trước khi làm. Quy trình gỡ quyền theo từng người có trong bài thu hồi quyền Google Drive.

‍

‍

Khi dự án có nhiều file và nhiều người, Wistorix cho phép thu hồi quyền hàng loạt theo một thư mục cụ thể hoặc theo danh sách email, thay vì mở từng file. Quyền đã gỡ có thể cấp lại bất cứ lúc nào nếu khách cần mở thêm.

‍

Nhóm 4: Lưu trữ

‍

Nhóm cuối cùng của checklist bàn giao file dự án đưa thư mục về trạng thái nghỉ, gọn và dễ tìm lại khi cần.

‍

10. Xoá bản nháp trùng và file tạm không còn giá trị, giữ lại lịch sử quan trọng
11. Chuyển cả thư mục dự án vào khu vực Lưu trữ, chỉ nhóm quản lý có quyền sửa
12. Ghi ngày đóng dự án và người phụ trách vào file giới thiệu

‍

Khi xoá bản nháp, file chỉ đi vào Thùng rác của Google Drive và có thể khôi phục trong 30 ngày, nên bạn không cần lo xoá nhầm. Nếu thư mục có nhiều bản trùng, bài file trùng lặp trên Google Drive chỉ cách nhận diện nhanh.

‍

Điều chỉnh checklist bàn giao file dự án theo từng kiểu dự án

‍

12 mục ở trên là khung chung. Mỗi kiểu dự án cần nhấn mạnh vài mục khác nhau, tuỳ theo ai là người nhận và file nặng hay nhẹ.

‍

Agency làm cho nhiều khách hàng

‍

Với agency, bàn giao file dự án thường gắn với nhiều người ngoài: khách, KOL, nhà in, đơn vị quay dựng. Nhóm quyền truy cập cần làm kỹ nhất, vì mỗi bên từng được chia sẻ một phần thư mục. Hãy rà danh sách email ngoài tổ chức trước khi gửi thư kết thúc.

‍

Freelancer làm việc một mình

‍

Freelancer thường làm trên Drive cá nhân 15GB, nên nhóm lưu trữ quan trọng hơn cả. Sau khi bàn giao file dự án, tải bản lưu về ổ cứng ngoài nếu cần giữ lâu, rồi xoá bản nháp nặng trên Drive để có chỗ cho dự án tiếp theo.

‍

Dự án nội bộ trong công ty

‍

Người nhận là một bộ phận khác, nên nhóm tài liệu đi kèm quan trọng nhất. File giới thiệu cần ghi rõ ai tiếp tục phụ trách, để câu hỏi sau này không đổ về người đã chuyển sang dự án khác.

‍

Mẫu biên bản bàn giao file dự án

‍

Một biên bản bàn giao không cần dài. Nửa trang với các mục dưới đây là đủ để cả hai bên đối chiếu khi có câu hỏi sau này.

‍

• Tên dự án, ngày bàn giao, người giao và người nhận
• Đường dẫn thư mục Bàn giao và danh sách file chính
• Những gì được bàn giao và những gì không, theo hợp đồng
• Thời hạn bạn giữ bản lưu trữ và cách khách yêu cầu lại file
• Xác nhận đã gỡ quyền của cộng tác viên và đóng link duyệt

‍

Lưu biên bản ngay trong thư mục Bàn giao, để người mở thư mục sau này đọc được ngay bối cảnh mà không phải tìm lại email.

‍

Kiểm tra nhanh trước khi bàn giao file dự án

‍

Trước khi gửi thư kết thúc cho khách, dành mười phút để trả lời năm câu hỏi. Nếu câu nào trả lời không chắc, quay lại nhóm tương ứng trong checklist.

‍

• Khách có thể mở thư mục Bàn giao và tải đủ file không?
• Còn file nào của dự án nằm ngoài thư mục dự án không?
• Còn link nào đang ở chế độ bất kỳ ai có đường liên kết không?
• Còn ai ngoài nhóm cốt lõi đang có quyền sửa không?
• File nào do cộng tác viên sở hữu mà chưa chuyển về bạn không?

‍

Một checklist bàn giao file dự án tốt là checklist được dùng lại. Checklist này tập trung vào một dự án; nếu cần bàn giao khi nhân sự nghỉ việc hay vendor kết thúc hợp đồng, xem bài tổng hợp bàn giao Google Drive cho cả bốn tình huống.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Có nên chuyển quyền sở hữu toàn bộ file cho khách không?

‍

Chỉ khi hợp đồng yêu cầu. Nhiều agency giữ quyền sở hữu và chia sẻ cho khách vai trò Người xem, hoặc tạo bản sao cho khách để giữ bản lưu trữ của riêng mình.

‍

Nên giữ bản lưu trữ dự án trong bao lâu?

‍

Tuỳ thoả thuận với khách, phổ biến là 6 đến 12 tháng. Ghi rõ thời hạn trong biên bản bàn giao để khách biết khi nào cần tự lưu file.

‍

Cộng tác viên sở hữu file trong thư mục dự án thì xử lý thế nào?

‍

Nhờ họ chuyển quyền sở hữu về bạn trước khi kết thúc hợp tác. Nếu không chuyển được do khác tổ chức, hãy tạo bản sao để bạn là chủ sở hữu.

‍

Checklist này có dùng cho dự án nội bộ không?

‍

Có. Thay khách hàng bằng bộ phận nhận kết quả, các nhóm bản cuối, tài liệu đi kèm, quyền truy cập và lưu trữ vẫn giữ nguyên.