Tìm file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức rồi giữ hay thu hồi

Bạn đang điều hành một công ty nhỏ, và bạn không biết nhân viên đã gửi báo giá, hợp đồng hay danh sách khách cho những địa chỉ email nào bên ngoài. Có thể là đối tác, vendor, hoặc Gmail cá nhân của chính nhân viên để "làm cho tiện". Bài này giúp bạn tìm các file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức, rồi quyết định từng trường hợp: giữ, đổi quyền hay thu hồi.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức cần xem lại
2. Bước 1: Xác định thế nào là ngoài tổ chức
3. Bước 2: Tìm file đã chia sẻ trong Google Drive
4. Bước 3: Rà từng email ngoài và quyết định giữ hay thu hồi
5. Bước 4: Dùng Wistorix để phát hiện file chia sẻ external
6. Bước 5: Thu hồi hoặc đổi quyền sau khi xem lại danh sách
7. Quy tắc để nhân viên chia sẻ ra ngoài an toàn
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức cần xem lại

‍

Ở công ty nhỏ, chia sẻ file là việc hằng ngày. Kế toán gửi bảng đối chiếu cho đơn vị kiểm toán, sale gửi báo giá cho khách, designer gửi bản thiết kế cho vendor in ấn. Ai cũng chọn đường ngắn nhất: nhập email người nhận và bấm gửi.

‍

Vấn đề là chủ doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể. Mỗi file có hộp Chia sẻ riêng, nên không ai ngồi đếm được công ty đang có bao nhiêu file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức. Nhiều quyền được cấp cho một dự án đã kết thúc từ lâu mà không ai nhớ để gỡ.

‍

‍

Rủi ro nằm ở những thứ nhạy cảm: báo giá, hợp đồng, dữ liệu khách hàng. Một file chia sẻ nhầm địa chỉ, hoặc một quyền còn đó khi người nhận đã đổi việc, có thể đưa tài liệu tới người không nên thấy. Bạn không cần cấm chia sẻ ra ngoài. Bạn chỉ cần biết ai đang có quyền và quyền đó còn hợp lý không.

‍

Bước 1: Xác định thế nào là ngoài tổ chức

‍

Trước khi tìm file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức, bạn cần một định nghĩa rõ. Với công ty dùng Google Workspace, email ngoài tổ chức là bất kỳ địa chỉ nào không thuộc tên miền công ty, ví dụ đuôi @gmail.com hay tên miền của đối tác. Nếu công ty chưa dùng Workspace mà dùng Gmail cá nhân, hầu như mọi người nhận đều "ở ngoài", và bạn cần tự quy ước những ai là người trong nhóm.

‍

Hãy phân biệt hai kiểu chia sẻ. Chia sẻ cho email cụ thể nghĩa là chỉ người đó mới vào được. Chia sẻ bằng link công khai nghĩa là người có link đều mở được, và rủi ro khác hẳn. Với link công khai, bài cách tìm và thu hồi file Google Drive công khai hướng dẫn riêng.

‍

‍

Bước 2: Tìm file đã chia sẻ trong Google Drive

‍

Mở hộp Chia sẻ của từng file quan trọng

‍

Cách chắc chắn nhất để kiểm file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức là mở file hoặc thư mục, bấm Chia sẻ và đọc danh sách người có quyền. Bạn nhìn thấy ngay email nào ở ngoài tên miền và họ đang là người xem hay người chỉnh sửa. Hãy bắt đầu từ các thư mục quan trọng: hợp đồng, báo giá, hồ sơ khách hàng, tài chính.

‍

Nếu bạn không rõ thư mục nào quan trọng, nhờ từng bộ phận gửi danh sách thư mục dự án họ đang dùng. Cách này chậm khi công ty có hàng trăm file. Nó hợp để kiểm vài thư mục trọng yếu, không hợp để đếm toàn bộ Drive.

‍

Dùng ô tìm kiếm và bộ lọc của Drive

‍

Drive có thanh tìm kiếm với các bộ lọc như Loại, Người và Chủ sở hữu, giúp thu hẹp danh sách file. Trang hướng dẫn chia sẻ của Google không nhắc bộ lọc nào dùng để tìm riêng file chia sẻ cho email ngoài, nên bạn hãy tự thử trên tài khoản của mình. Với số file lớn, cách này vẫn chỉ cho bạn từng lát cắt, chưa phải bức tranh toàn công ty.

‍

‍

Báo cáo dành cho quản trị viên Workspace

‍

Nếu bạn hoặc người phụ trách IT là quản trị viên Google Workspace, Admin console có sẵn công cụ riêng. Theo trang Drive log events của Google, trong công cụ Audit and investigation bạn thêm bộ lọc Visibility rồi chọn Shared externally để xem file chia sẻ ngoài miền. Phạm vi truy cập log phụ thuộc phiên bản Workspace bạn đang dùng, nên hãy kiểm tra tài khoản của mình trước.

‍

Bước 3: Rà từng email ngoài và quyết định giữ hay thu hồi

‍

Với mỗi email nhận file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức, hỏi hai câu. Thứ nhất: người này còn làm việc với công ty không? Thứ hai: file đang chia sẻ có nhạy cảm không? Hai câu trả lời đó quyết định phần lớn.

‍

‍

Nếu chưa chắc, hãy hỏi người đã chia sẻ trước khi thu hồi. Một tin nhắn ngắn như "File này còn cần chia sẻ cho anh X không?" tránh cắt ngang công việc của một đối tác thật. Nếu họ trả lời không cần, bạn thu hồi mà không lo.

‍

Bước 4: Dùng Wistorix để phát hiện file chia sẻ external

‍

Mở từng hộp Chia sẻ hoặc đọc log khó đi hết file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức trong một Drive lớn. Wistorix là tiện ích Chrome quét Drive và liệt kê file theo quyền chia sẻ, phát hiện file chia sẻ ra ngoài tổ chức cùng file chia sẻ công khai cần xem lại. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file.

‍

Wistorix rà theo email: cho thấy một người đang có quyền vào những file nào. Nhờ vậy, khi thấy một Gmail lạ, bạn xem được ngay danh sách file người đó đang vào được, thay vì mở từng file. Với công ty nhỏ, xem thêm trang Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ và tính năng quét rủi ro chia sẻ. Nếu muốn thử, hãy rà quyền ngay tại wistorix.com, quét miễn phí.

‍

Bước 5: Thu hồi hoặc đổi quyền sau khi xem lại danh sách

‍

Sau khi có danh sách file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức, bạn tự chọn file và người nhận cần xử lý. Wistorix thu hồi hoặc đổi quyền hàng loạt theo lựa chọn của bạn, không có gì tự chạy. Bạn có thể đổi quyền sang người xem, người nhận xét hoặc người chỉnh sửa, hoặc thu hồi hẳn.

‍

Nếu làm thủ công, Google hướng dẫn mở menu Chia sẻ, bấm mũi tên cạnh tên người đó và chọn "Xoá quyền truy cập", rồi bấm Lưu. Theo hướng dẫn chia sẻ file của Google, người xem "không thể chỉnh sửa, thêm nhận xét hoặc chia sẻ mục đó", nên đổi sang Người xem là cách giảm quyền mà vẫn cho họ đọc. Nếu file nằm trong thư mục mà người đó có quyền cao hơn, bạn có thể phải đổi quyền ở cấp thư mục.

‍

Sau khi xử lý, mở lại vài file để kiểm tra danh sách chia sẻ đã đúng chưa. Cuối cùng, ghi lại các trường hợp bạn quyết định giữ kèm lý do, ví dụ "kế toán thuê ngoài, hợp đồng đến hết năm". Lần rà sau, bạn không phải hỏi lại từ đầu.

‍

Quy tắc để nhân viên chia sẻ ra ngoài an toàn

‍

Rà file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức một lần chưa đủ, vì file mới vẫn được chia sẻ mỗi tuần. Vài quy tắc đơn giản giúp danh sách file Google Drive chia sẻ ra ngoài tổ chức không phình lên lần nữa:

‍

• Chia sẻ cho đối tác bằng email công ty của họ hoặc email chính thức đã thỏa thuận, không dùng Gmail cá nhân của một nhân viên bên kia.
• Ưu tiên quyền Người xem. Chỉ cấp Người chỉnh sửa khi đối tác thật sự cần sửa file.
• Gỡ quyền khi hết việc: kết thúc dự án thì gỡ luôn người nhận.
• Đừng dùng link công khai cho tài liệu có giá hay thông tin khách.

‍

Lịch rà do bạn tự chọn: hằng tháng nếu công ty làm việc với nhiều đối tác, mỗi quý nếu ít thay đổi. Thêm bài chia sẻ file Drive an toàn nếu bạn muốn đặt hạn và phân quyền cho nhân viên.

‍

Nội dung kiểm tra rộng hơn về quyền và rủi ro nằm ở trang kiểm tra bảo mật Google Drive.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Làm sao biết file Google Drive đã chia sẻ cho email ngoài công ty?

‍

Mở hộp Chia sẻ của file để xem danh sách người có quyền. Quản trị viên Workspace có thể lọc Visibility = Shared externally trong Audit and investigation. Với nhiều file, quét bằng Wistorix cho bạn danh sách tập trung.

‍

Chia sẻ cho Gmail cá nhân của nhân viên có rủi ro gì?

‍

File rời khỏi tài khoản công ty và nằm trong tài khoản mà công ty không quản lý. Khi nhân viên nghỉ việc, họ vẫn có thể còn quyền vào file nếu không ai thu hồi. Vì vậy hãy xem lại các Gmail cá nhân trước.

‍

Thu hồi quyền chia sẻ ra ngoài có làm người nhận mất file đã tải về không?

‍

Thu hồi chỉ gỡ quyền vào file trên Drive. Trang hướng dẫn của Google không nói bản đã tải về có bị xóa hay không, nên bạn nên coi bản đã tải là ngoài tầm kiểm soát. Hãy thu hồi sớm với file nhạy cảm.

‍

Wistorix có đọc nội dung các file chia sẻ ra ngoài không?

‍

Không. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc và không lưu nội dung file.