Google Drive bị đầy: nên dọn gì trước để lấy lại dung lượng nhanh nhất

Khi gặp cảnh Google Drive bị đầy, phần lớn dung lượng thường nằm ở những file bạn đã quên từ lâu chứ không phải tài liệu đang dùng. Bài này chỉ ra 15GB đang được tính như thế nào, nên dọn nhóm file nào trước, và làm sao để lấy lại dung lượng mà không xoá nhầm thứ cần giữ.

‍

Thứ tự nên dọn để lấy lại dung lượng nhanh nhất:

‍

15GB của bạn đang được tính như thế nào

‍

15GB miễn phí của tài khoản Google không dành riêng cho Drive. Dung lượng này dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos, và trên Android còn tính cả bản sao lưu WhatsApp. Vì vậy Google Drive bị đầy có khi do email và ảnh, không chỉ do file trong Drive.

‍

Chỉ file bạn sở hữu mới tính vào dung lượng của bạn. File người khác chia sẻ cho bạn, nằm trong mục Được chia sẻ với tôi, tính vào dung lượng của chủ sở hữu file đó. Google giải thích đầy đủ trong trang quản lý bộ nhớ trong Drive, Gmail và Photos.

‍

Chuyện gì xảy ra khi Google Drive bị đầy

‍

Khi hết dung lượng, bạn không tải được file mới lên Drive, Google Photos ngừng sao lưu, và Gmail không gửi hay nhận được email. File cũ vẫn còn nguyên và vẫn mở được bình thường. Theo Google, nếu tài khoản vượt hạn mức liên tục trong 2 năm thì nội dung có thể bị xoá, nên bạn có đủ thời gian để xử lý.

‍

Google Drive bị đầy: xem dung lượng đang nằm ở đâu

‍

Khi Google Drive bị đầy, mở Drive và bấm vào mục Bộ nhớ ở cột bên trái. Google liệt kê file của bạn theo dung lượng từ lớn tới nhỏ, đây là điểm bắt đầu tốt nhất. Trong trang quản lý bộ nhớ của tài khoản, bạn cũng thấy Drive, Gmail và Photos mỗi bên đang chiếm bao nhiêu.

‍

• Drive chiếm nhiều nhất: làm theo ba bước bên dưới
• Gmail chiếm nhiều: tìm thư có tệp đính kèm lớn bằng has:attachment larger:10M
• Photos chiếm nhiều: xoá video trùng, cân nhắc chất lượng sao lưu Tiết kiệm bộ nhớ

‍

1. File trùng lặp

‍

Đây là nhóm dễ dọn nhất vì bạn gần như không mất gì. File trùng lặp thường sinh ra khi tải cùng một tài liệu nhiều lần, khi đồng bộ lại thư mục, hoặc khi ai đó gửi lại bản đính kèm. Khi Google Drive bị đầy, Wistorix so tên, dung lượng và thời gian sửa để nhóm chúng lại, bạn chỉ cần giữ một bản.

‍

Cách nhận ra file trùng lặp

‍

Dấu hiệu dễ thấy nhất là tên file có đuôi (1), (2) hoặc chữ Bản sao của ở đầu. Nhưng nhiều file trùng lặp có tên khác nhau, ví dụ báo cáo tháng lưu hai lần ở hai thư mục. Với Google Drive bị đầy sau nhiều năm dùng, nhóm này có thể chiếm vài GB mà bạn không để ý.

‍

Trước khi xoá, hãy xem bản nào đang được chia sẻ cho người khác. Nếu xoá nhầm bản đang chia sẻ, người nhận sẽ mất quyền truy cập. Giữ bản đang chia sẻ và xoá các bản còn lại là cách an toàn nhất.

‍

2. File rỗng và thư mục trống

‍

Những file 0KB, tài liệu tạo nhầm rồi bỏ dở, thư mục không còn gì bên trong. Chúng không chiếm nhiều dung lượng nhưng làm danh sách của bạn rối và khiến việc tìm kiếm chậm hơn hẳn.

‍

Sau mỗi lần quét, Wistorix gom file rỗng thành một nhóm riêng để bạn xem lại trong một danh sách. Bạn chọn cả nhóm hoặc bỏ chọn những file muốn giữ, ví dụ một tài liệu trống đang được dùng làm mẫu. Việc này thường mất chưa tới một phút.

‍

Dọn nhóm này không giải quyết ngay chuyện Google Drive bị đầy, nhưng làm các bước sau nhanh hơn. Khi danh sách gọn, bạn nhìn ra file lớn và file cũ dễ hơn nhiều.

‍

3. File lớn và file lâu không dùng

‍

Video, file thiết kế, bản backup nén, chỉ vài file loại này đã có thể chiếm vài GB. Hãy sắp xếp theo dung lượng giảm dần và đối chiếu với lần mở gần nhất. Một file 2GB không mở trong hai năm thường là ứng viên đầu tiên.

‍

Với file thiết kế và video, hãy hỏi thêm một câu: bản cuối đã được gửi cho khách hay lưu ở nơi khác chưa. Nếu rồi, các bản làm việc trung gian thường không cần giữ trên Drive nữa. Nếu chưa chắc, tải về ổ cứng ngoài trước khi xoá khỏi Drive.

‍

Lọc theo dung lượng và thời gian

‍

Trong Wistorix, bạn lọc file theo ba mức dung lượng: dưới 10MB, từ 10 tới 100MB, và trên 100MB. Bộ lọc file ít dùng tách riêng những file không ai mở trong 90 ngày, 180 ngày hoặc 1 năm. Kết hợp hai bộ lọc này là cách nhanh nhất để tìm thủ phạm khiến Google Drive bị đầy.

‍

‍

Trước khi xử lý, bạn xuất báo cáo danh sách file để lưu lại. Nếu sau này cần tìm một file đã xoá, báo cáo cho bạn biết tên và vị trí cũ của nó.

‍

Khi Google Drive bị đầy vì Gmail và Google Photos

‍

Nếu trang quản lý bộ nhớ cho thấy Gmail hoặc Google Photos chiếm phần lớn, dọn Drive sẽ không đủ. Tin tốt là hai dịch vụ này cũng có cách tìm nhanh những thứ nặng nhất.

‍

Gmail: tìm thư có tệp đính kèm lớn

‍

Gõ has:attachment larger:10M vào ô tìm kiếm của Gmail để thấy mọi thư có tệp đính kèm trên 10MB. Thư gửi file thiết kế, video hay bản scan hợp đồng thường nằm ở đây. Bạn lưu tệp cần giữ vào Drive một lần, rồi xoá các thư trùng.

‍

Thư trong mục Thư rác và Thùng rác của Gmail cũng tính vào dung lượng. Làm trống hai mục này là việc mất vài giây mà đôi khi lấy lại được vài trăm MB.

‍

Google Photos: video và ảnh chụp màn hình

‍

Video quay bằng điện thoại là nhóm nặng nhất trong Photos. Hãy xem lại video dài, video quay trùng và ảnh chụp màn hình cũ. Nếu Google Drive bị đầy chủ yếu vì ảnh, chế độ sao lưu Tiết kiệm bộ nhớ sẽ nén ảnh mới để giảm dung lượng về sau.

‍

Thứ tự ưu tiên khi Google Drive bị đầy

‍

Thứ tự ưu tiên khi Google Drive bị đầy nên là:

‍

• File trùng lặp, xoá bản thừa, giữ lại một bản
• File rỗng và thư mục không còn nội dung
• Video, file nén trên 100MB không còn dùng
• File nằm trong Thùng rác (vẫn tính vào dung lượng)
• Bản nháp và file tạm quá 12 tháng không mở

‍

Thứ tự này đi từ nhóm ít rủi ro tới nhóm cần cân nhắc. Bạn giải phóng dung lượng được nhiều nhất ở nhóm file lớn, nhưng nhóm file trùng lặp là nơi bắt đầu an toàn nhất.

‍

Thùng rác: bước cuối để thật sự lấy lại dung lượng

‍

File đã xoá vẫn tính vào dung lượng cho tới khi bị xoá vĩnh viễn khỏi Thùng rác. Google tự xoá file trong Thùng rác sau 30 ngày, hoặc bạn tự làm trống sớm hơn. Chi tiết có trong trang xoá tệp trong Google Drive.

‍

Khi bạn xoá file bằng Wistorix, file chỉ được chuyển vào Thùng rác của Google Drive, Wistorix không xoá vĩnh viễn. Trong 30 ngày đó bạn vẫn khôi phục được nếu đổi ý. Chỉ làm trống Thùng rác khi đã chắc chắn không cần file nào trong đó.

‍

Google Drive bị đầy: nâng cấp gói hay dọn trước

‍

Nâng cấp Google One là cách nhanh nhất để có thêm dung lượng, nhưng không làm Drive gọn hơn. Nếu phần lớn dung lượng là file trùng lặp và file cũ, bạn sẽ trả thêm tiền để lưu những thứ không dùng. Dọn trước rồi mới quyết định giúp bạn chọn đúng gói, hoặc thấy mình chưa cần nâng cấp.

‍

• Nên dọn trước: Drive nhiều năm chưa sắp xếp, nhiều file trùng và file tạm
• Nên nâng cấp: đã dọn gọn mà dung lượng thật sự cần dùng vẫn vượt 15GB
• Nên làm cả hai: làm việc với nhiều video hoặc file thiết kế nặng

‍

Xem thêm cách Wistorix tìm file rác trên trang giải phóng dung lượng. Sau lần dọn đầu, một lịch rà soát đều đặn giúp Drive không đầy lại nhanh, xem bài quét Drive định kỳ.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao xoá file rồi mà Google Drive vẫn báo đầy?

‍

Vì file đã xoá nằm trong Thùng rác và vẫn tính vào dung lượng. Dung lượng chỉ giảm khi file bị xoá vĩnh viễn, do bạn làm trống Thùng rác hoặc sau 30 ngày Google tự xoá.

‍

File người khác chia sẻ cho tôi có tính vào 15GB không?

‍

Không. Chỉ file bạn sở hữu mới tính vào dung lượng của bạn. File trong mục Được chia sẻ với tôi tính vào dung lượng của người sở hữu file đó.

‍

Google Drive bị đầy thì Gmail có bị ảnh hưởng không?

‍

Có. Vì dung lượng dùng chung, khi hết chỗ bạn sẽ không gửi hay nhận được email mới. Email cũ vẫn còn và vẫn đọc được.

‍

Wistorix có tự xoá file để giải phóng dung lượng không?

‍

Không. Wistorix chỉ tìm và nhóm file cho bạn xem, mọi thao tác xoá chỉ chạy khi bạn chọn và bấm. File xoá đi vào Thùng rác Google Drive và lấy lại được trong 30 ngày.