Phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive: lấy lại chỗ trống trước khi mua thêm

Một phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive giúp bạn trả lời câu hỏi mà mục Bộ nhớ của Drive chưa trả lời được: trong số gigabyte đang dùng, bao nhiêu là thừa. Wistorix quét toàn bộ Drive, chia file thành bốn nhóm chiếm chỗ phổ biến và cho bạn xử lý hàng loạt. Bài này giải thích bốn nhóm đó, cách Wistorix tìm ra chúng và cách lấy lại dung lượng mà không xoá nhầm file đang dùng.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao Drive đầy nhanh hơn bạn nghĩ
2. 4 nhóm file phần mềm tìm ra
3. Quy trình lấy lại dung lượng
4. So với dọn tay và Google One
5. Dùng cho đội nhóm
6. Giữ dung lượng ổn định lâu dài
7. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao cần phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive

‍

Tài khoản Google miễn phí có 15 GB dùng chung cho Drive, Gmail và Google Photos. Với người làm việc nhiều trên Drive, con số này hết rất nhanh, nhưng phần lớn dung lượng không đến từ tài liệu đang dùng. Nó đến từ những thứ tích tụ: bản tải lại cho chắc, bản sao để sửa thử, video dựng nhiều phiên bản, thư mục đồng bộ từ máy tính.

‍

Mục Bộ nhớ của Drive cho bạn danh sách file theo dung lượng, nhưng không nói file nào là bản trùng, file nào rỗng hay đã bao lâu không ai mở. Đó là phần một phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive làm thay bạn. Nếu Drive đang đầy và bạn cần xử lý gấp, bài Google Drive bị đầy nên dọn gì trước có thứ tự ưu tiên cụ thể.

‍

4 nhóm file phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive tìm ra

‍

Phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive Wistorix chia Drive thành bốn nhóm chiếm chỗ. Mỗi nhóm có dung lượng tổng và danh sách file kèm lý do, để bạn biết dọn nhóm nào sẽ lấy lại nhiều chỗ nhất.

‍

1. File trùng lặp

‍

Wistorix so dấu vân nội dung và dung lượng của file, nên nhận ra hai bản giống hệt nhau dù tên khác nhau. Các bản trùng được xếp cạnh nhau để bạn giữ đúng một bản. Với Drive có nhiều video và file thiết kế, nhóm này thường chiếm phần dung lượng lớn nhất trong số file thừa.

‍

2. File rỗng và folder trống

‍

Nhóm file rỗng gần như không tốn dung lượng, nhưng làm cây thư mục rối và khiến việc tìm file chậm hơn. Xoá nhóm này trước giúp các bước sau gọn hơn, vì danh sách còn lại toàn là file có nội dung thật.

‍

3. File cũ ít dùng

‍

File lâu không ai mở là ứng viên để lưu trữ ra ổ cứng hoặc xoá. Wistorix lọc theo khoảng thời gian không mở, kết hợp với kích thước, để bạn thấy ngay những video và bản dựng cũ đang chiếm chỗ.

‍

4. File lớn

‍

Một phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive cần lọc được theo kích thước, kèm chủ sở hữu và trạng thái chia sẻ. Chỉ file bạn sở hữu mới tính vào dung lượng của bạn, nên Wistorix hiện rõ chủ sở hữu cạnh từng file để bạn không mất công xử lý file của người khác.

‍

‍

Quy trình lấy lại dung lượng với phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive

‍

Dùng phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive Wistorix để lấy lại dung lượng gồm năm bước. Mỗi bước đều có điểm dừng để bạn kiểm tra trước khi đi tiếp.

‍

1. Cài tiện ích Wistorix vào Chrome và đăng nhập tài khoản Google
2. Quét toàn bộ Drive, việc quét luôn miễn phí và không giới hạn số lần
3. Mở Dashboard, xem dung lượng của từng nhóm và chọn nhóm lớn nhất
4. Chọn hàng loạt file trong nhóm, kiểm tra chủ sở hữu và trạng thái chia sẻ
5. Bấm Vào thùng rác, rồi làm trống Thùng rác của Google Drive khi đã chắc chắn

‍

Bước cuối quan trọng. File xoá qua Wistorix đi vào Thùng rác của Google Drive, không bị xoá vĩnh viễn, nên bạn khôi phục được trong 30 ngày. Nhưng cũng vì vậy, dung lượng chỉ giảm khi Thùng rác được làm trống. Cách làm trống an toàn có trong bài Thùng rác Google Drive.

‍

Theo hướng dẫn cách hoạt động của bộ nhớ trên Google, sau khi xoá một lượng lớn file, hệ thống có thể cần 48 đến 72 giờ để cập nhật con số dung lượng. Nếu thanh dung lượng chưa đổi ngay, bạn chỉ cần đợi thêm.

‍

Phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive so với dọn tay và Google One

‍

Ba cách lấy lại dung lượng khác nhau ở chỗ chúng nhìn Drive theo góc nào. Bảng dưới đây giúp bạn chọn cách phù hợp, hoặc kết hợp cả ba.

‍

‍

Google One cho biết dịch vụ nào đang tốn chỗ, kể cả Gmail và Photos. Wistorix tập trung vào Drive và trả lời câu hỏi trong Drive có gì là thừa. Dùng Google One để biết nên dọn ở đâu, rồi dùng phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive để dọn trong Drive.

‍

Phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive cho đội nhóm

‍

Với team dùng chung Drive, dung lượng của mỗi người được tính riêng theo file họ sở hữu. Vì vậy, một người dọn kỹ không làm Drive của người khác nhẹ đi. Cách hiệu quả là mỗi thành viên tự quét Drive của mình bằng phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive, rồi xử lý file trùng và file cũ trong phần mình phụ trách.

‍

Với Bộ nhớ dùng chung của tài khoản Workspace, file thuộc về tổ chức chứ không thuộc cá nhân. Người quản lý từng bộ nhớ nên là người quyết định lưu trữ hay xoá, vì họ biết dự án nào đã đóng. Trước mỗi đợt dọn chung, hãy báo trong nhóm để ai còn cần file nào thì lên tiếng.

‍

Một quy ước nhỏ giúp đội nhóm giữ dung lượng ổn định: chỉ tải lên bản xuất cuối thay vì mọi bản dựng, xoá file nén sau khi khách đã tải về, và mỗi tháng dành 15 phút để xem lại kết quả quét. Khi cả team cùng làm, phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive giúp mỗi người thấy rõ phần việc của mình thay vì để một người gánh cả Drive.

‍

Giữ dung lượng ổn định sau lần tối ưu đầu tiên

‍

Lần chạy phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive đầu tiên bao giờ cũng nhiều việc. Sau đó, chỉ cần quét lại mỗi tháng và xử lý phần mới phát sinh. Wistorix kiểm tra phần thay đổi kể từ lần quét trước, nên mỗi lần rà soát định kỳ chỉ mất vài phút.

‍

• Quét lại mỗi tháng, hoặc mỗi khi một dự án lớn kết thúc
• Xử lý file trùng và file rỗng ngay khi chúng xuất hiện
• Chuyển dự án đã đóng sang thư mục lưu trữ hoặc ổ cứng ngoài
• Làm trống Thùng rác sau vài ngày, khi chắc không ai cần file vừa xoá

‍

Wistorix đang xây dựng tính năng quét tự động theo lịch kèm cảnh báo (sắp có). Trong lúc chờ, một lời nhắc hằng tháng trong lịch là đủ để việc tối ưu không bị bỏ quên. Muốn xem các thói quen giữ Drive gọn, đọc thêm bài tối ưu dung lượng Google Drive.

‍

Tóm lại, phần mềm tối ưu dung lượng Google Drive đáng dùng trước khi bạn quyết định mua thêm dung lượng. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, kích thước và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file, và chỉ thao tác khi bạn bấm.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Quét dung lượng bằng Wistorix có mất phí không?

‍

Không. Quét Drive luôn miễn phí và không giới hạn số lần. Bạn chỉ cần gói trả phí khi muốn xử lý số lượng lớn tệp mỗi tháng.

‍

Phần mềm có tối ưu được Gmail và Google Photos không?

‍

Wistorix tập trung vào Google Drive. Với Gmail và Photos, dùng trang quản lý bộ nhớ của Google One để xem và dọn.

‍

Xoá file trùng có làm mất file đang chia sẻ không?

‍

Không, nếu bạn giữ lại bản đang được chia sẻ. Wistorix hiện trạng thái chia sẻ cạnh từng bản trùng để bạn chọn đúng.

‍

Bao lâu sau khi xoá thì dung lượng giảm?

‍

Dung lượng giảm sau khi Thùng rác được làm trống, và có thể cần 48 đến 72 giờ để con số cập nhật chính xác.