Kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace: ai đang chiếm nhiều nhất?
Workspace báo sắp đầy, còn bạn là người kiêm nhiệm IT ở một công ty nhỏ và không biết nhân viên nào đang chiếm nhiều chỗ nhất. Việc đầu tiên cần làm là kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace trong Admin console để có danh sách thật, thay vì đoán. Bài này chỉ cách xem dung lượng từng người, đọc đúng các cột số liệu, rồi rà file lớn theo owner trước khi bạn quyết định mua thêm bộ nhớ.
Nội dung chính
- Dấu hiệu Workspace sắp hết dung lượng
- Kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace trong Admin console
- Đọc đúng số liệu: Drive, Gmail và Photos
- Rà file lớn theo owner
- Dùng Wistorix để tìm file lớn và xem owner
- Xử lý sau khi đã xem danh sách
- Quy trình đều đặn cho người kiêm nhiệm IT
- Câu hỏi thường gặp
Dấu hiệu Workspace sắp hết dung lượng
Dấu hiệu thường gặp nhất là một nhân viên báo không tải được file lên Drive, hoặc không nhận thêm thư mới. Có khi bạn thấy cảnh báo "sắp đầy" ngay trong Admin console. Lúc đó câu hỏi đúng không phải "mua thêm bao nhiêu" mà là "ai đang dùng nhiều nhất và vì sao".
Cần nhớ một điều trước khi tìm: dung lượng là bộ nhớ dùng chung. Theo hướng dẫn quản lý bộ nhớ của Google, đó là bộ nhớ dùng chung cho Drive, Gmail và Photos. Một người chiếm nhiều chỗ có thể do thư mục video trên Drive, nhưng cũng có thể do hộp thư đầy file đính kèm.
Vì vậy hãy kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace trước, hành động sau. Mua thêm dung lượng khi chưa biết nguồn gốc chỉ trì hoãn vấn đề thêm vài tháng, và hóa đơn sẽ tăng đều theo số người dùng.
Kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace trong Admin console
Để kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace, bạn dùng báo cáo Accounts trong Admin console. Theo tài liệu báo cáo người dùng của Google, đường dẫn là Menu, Báo cáo (Reporting), Báo cáo người dùng (User Reports), rồi Tài khoản (Accounts). Giao diện Admin đôi khi đổi tên menu, nên nếu không thấy đúng chữ, hãy tìm mục Reporting trong thanh bên trái.
Điều kiện duy nhất là tài khoản của bạn có quyền quản trị phù hợp. Google ghi rõ: "Requires having the Reports administrator privilege." Nếu bạn không thấy mục báo cáo, nhờ super admin của công ty cấp quyền này thay vì xin mật khẩu của họ.
Trong báo cáo Accounts, mỗi hàng là một người dùng. Bạn có thể lọc theo người dùng, đơn vị tổ chức hoặc nhóm bằng nút thêm bộ lọc, và thêm, bớt hoặc sắp lại cột qua biểu tượng Cài đặt. Các cột dung lượng cần quan tâm:
| Cột | Ý nghĩa theo Google | Bạn dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Total storage used (MB) | Tổng dung lượng người dùng đã dùng | Biết ai đang dùng nhiều nhất nói chung |
| Drive storage used (MB) | Dung lượng Drive người dùng đã dùng | Quyết định có cần rà file Drive của người đó không |
| Gmail storage used (MB) | Dung lượng Gmail người dùng đã dùng | Biết phần nào nằm ở hộp thư |
| Photos storage used (MB) | Dung lượng Photos người dùng đã dùng | Loại trừ khả năng ảnh tự sao lưu |
| Storage used (%) | Phần trăm dung lượng người dùng đã dùng | Thấy ai sắp chạm hạn mức |
Trang tài liệu này không nói đến việc bấm tiêu đề cột để sắp xếp. Cách an toàn là so các hàng ở cột tổng dung lượng, rồi chép năm cái tên đứng đầu vào một bảng tính của bạn. Bảng đó sẽ là danh sách làm việc cho các phần sau.
Đọc đúng số liệu: Drive, Gmail và Photos
Khi kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace, với mỗi người trong danh sách top, hãy nhìn ba cột Drive, Gmail, Photos trước khi kết luận. Nếu Drive chiếm phần lớn, bước tiếp theo là rà file. Nếu Gmail chiếm phần lớn, người đó cần tự dọn hộp thư, và bài này không đi sâu phần đó.
Báo cáo cũng có độ trễ. Google ghi: "You won't see complete data up to the present day." Ngày mới nhất có dữ liệu hiện ngay dưới tiêu đề biểu đồ, và cột có dấu sao có thể cũ hơn các cột khác. Vì vậy đừng so số hôm nay với số của file bạn vừa xóa sáng nay.
Phần Drive còn một độ trễ khác. Theo hướng dẫn của Google, sau khi xóa nhiều tệp cùng lúc, bộ nhớ có thể cần tối đa 48 đến 72 giờ để cập nhật. Hãy chờ vài ngày rồi mới kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace lần nữa để biết việc rà file có hiệu quả không.
Rà file lớn theo owner
Admin console cho bạn biết ai dùng nhiều, nhưng không cho bạn mở Drive của người đó. Cách thực tế nhất là gửi danh sách này cho chính người đứng đầu bảng và nhờ họ tự rà. Họ biết file nào còn cần, bạn thì không.
Hướng dẫn gửi cho họ có thể gói trong ba bước:
- Mở drive.google.com, bấm Bộ nhớ ở menu bên trái. Theo Google, các tệp sẽ tự động liệt kê từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
- Xem 20 file đầu danh sách, chú ý video, file nén và bản sao lưu.
- Ghi lại file nào cần giữ, file nào có thể lưu ngoài Drive, file nào có thể xóa.
Có một điểm hay gây hiểu nhầm. Chỉ những tệp bạn sở hữu mới được tính vào bộ nhớ của bạn. Vì vậy một thư mục dự án rất nặng chỉ làm đầy dung lượng của owner, không làm đầy dung lượng của những người được chia sẻ. Nếu bạn muốn hiểu kỹ hơn, xem bài file được chia sẻ có tốn dung lượng Google Drive không.
| Tình huống | Tính vào dung lượng của ai |
|---|---|
| File do nhân viên A tạo, chia sẻ cho B | Chỉ A |
| B tự tải thêm file vào thư mục A chia sẻ | B (B là owner của file đó) |
| File đang nằm trong Thùng rác | Vẫn tính cho owner cho tới khi bị xóa vĩnh viễn |
Danh sách file lớn nên do chính owner xem lại và quyết định. Bạn chỉ đứng ra điều phối và nhắc, không tự xóa file của người khác.
Dùng Wistorix để tìm file lớn và xem owner
Nếu bạn muốn nhìn vào chính Drive của mình để tìm file lớn, Wistorix là tiện ích Chrome giúp rà soát & tối ưu Google Drive. Sau khi quét, bạn tìm file lớn, xem dung lượng thư mục, lọc theo loại file và xem owner hiện tại của từng file. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file.
Cần phân biệt rõ phạm vi. Wistorix quét Drive của tài khoản bạn đăng nhập, còn bảng dung lượng từng người dùng của cả tổ chức vẫn nằm ở báo cáo Accounts trong Admin console. Hai công cụ bổ sung cho nhau: Admin console cho biết ai nặng, Wistorix giúp bạn nhìn vào file lớn trong Drive của mình.
Mọi thao tác chỉ chạy sau khi bạn xem lại danh sách và tự chọn, không có gì tự xóa. Để biết thêm, xem trang giải phóng dung lượng và trang Wistorix cho doanh nghiệp nhỏ. Muốn thử ngay, bấm Quét Drive miễn phí tại wistorix.com.
Xử lý sau khi đã xem danh sách
Có ba hướng cho mỗi file lớn: giữ, lưu ngoài Drive hoặc xóa. Chỉ xóa khi owner xác nhận không ai cần. Nếu file còn giá trị nhưng ít dùng, hãy nén hoặc tải về ổ lưu trữ của công ty rồi mới xóa bản trên Drive.
| Loại file | Gợi ý xử lý |
|---|---|
| Video thô, bản ghi cuộc họp cũ | Tải về ổ lưu trữ, rồi xóa bản trên Drive |
| File nén, bản sao lưu cũ | Giữ bản mới nhất, xóa các bản còn lại sau khi owner đồng ý |
| File của nhân viên đã nghỉ | Chuyển owner cho người tiếp quản trước khi xóa |
| File đang dùng hằng ngày | Giữ nguyên |
Có một bẫy: xóa xong dung lượng chưa giảm ngay. Theo hướng dẫn về Thùng rác, các tệp bạn chuyển vào Thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày, và trong thời gian đó chúng vẫn tính vào bộ nhớ. Nếu cần lấy lại chỗ sớm, owner phải làm trống Thùng rác sau khi chắc chắn không còn ai cần.
Quy trình đều đặn cho người kiêm nhiệm IT
Việc kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace không cần làm mỗi ngày. Chọn một lịch cố định, ví dụ mỗi tháng hoặc mỗi quý, rồi giữ nguyên lịch đó. Mỗi lần, mở báo cáo Accounts, ghi lại năm người dùng đứng đầu cùng cột Drive và Gmail của họ.
- Mở báo cáo Accounts và chép năm người dùng có tổng dung lượng cao nhất vào bảng tính.
- So với lần trước để thấy ai tăng nhanh bất thường.
- Gửi nhắc cho người chiếm nhiều, kèm hướng dẫn mở mục Bộ nhớ ở phần trên.
- Chờ vài ngày cho số liệu cập nhật rồi xem lại.
- Chỉ mua thêm dung lượng khi đã rà xong mà vẫn thiếu.
Thói quen này rẻ hơn nhiều so với việc mua thêm bộ nhớ mỗi khi Workspace báo đầy. Nó cũng giúp bạn có số liệu thật khi trình bày với sếp. Với một SME, chỉ cần vài phút mỗi kỳ để kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace và ghi chép là đủ.
Các bài dọn Drive thủ công và dùng công cụ và tiện ích Chrome cho Google Drive sẽ giúp bạn chọn cách rà phù hợp. Nếu muốn xem cả nhóm công cụ, mở trang công cụ quản lý Google Drive.
Câu hỏi thường gặp
Xem dung lượng từng người dùng trong Google Workspace ở đâu?
Trong Admin console, vào Báo cáo, Báo cáo người dùng, rồi Tài khoản. Báo cáo này cần quyền Reports administrator và có các cột dung lượng Drive, Gmail, Photos cho từng người dùng.
Dung lượng Workspace có chung cho Drive, Gmail và Photos không?
Có. Google mô tả đó là bộ nhớ dùng chung cho Drive, Gmail và Photos. Vì vậy khi kiểm tra dung lượng người dùng Google Workspace, bạn nên đọc cả ba cột chứ không chỉ cột Drive.
Vì sao xóa file rồi dung lượng Workspace chưa giảm?
Có hai lý do. File vừa xóa nằm trong Thùng rác và vẫn tính dung lượng cho tới khi bị xóa vĩnh viễn, và bộ nhớ có thể mất tối đa 48 đến 72 giờ để cập nhật sau khi xóa nhiều tệp.
Wistorix có xem được dung lượng toàn bộ người dùng trong tổ chức không?
Không. Bảng dung lượng từng người dùng của cả tổ chức nằm trong Admin console. Wistorix quét Drive của tài khoản bạn đăng nhập để tìm file lớn, xem dung lượng thư mục và xem owner.
công khai những gì?