File được chia sẻ có tốn dung lượng Google Drive của bạn không?

Mục Được chia sẻ với tôi trên Google Drive có thể chứa hàng trăm file, từ tài liệu khách hàng tới thư mục video của đồng nghiệp. Câu hỏi thường gặp là file được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn không. Câu trả lời ngắn: không, nếu file vẫn do người khác sở hữu. Bài này giải thích quy tắc của Google, bốn trường hợp ngoại lệ và cách kiểm tra file được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn hay không.

‍

Nội dung chính

‍

1. Câu trả lời ngắn
2. Quy tắc: chủ sở hữu trả dung lượng
3. Bốn trường hợp file tính vào dung lượng của bạn
4. Bộ nhớ dùng chung và tài khoản công việc
5. Bước 1: Xem chủ sở hữu của file
6. Bước 2: Đối chiếu với trang Bộ nhớ
7. Bước 3: Quét Drive với Wistorix
8. Lấy lại chỗ từ bản sao và file đã nhận
9. Câu hỏi thường gặp

‍

File được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn không?

‍

Không, nếu bạn chỉ được chia sẻ quyền xem, nhận xét hay chỉnh sửa. Theo trang Cách hoạt động của bộ nhớ trên Google, file trong thư mục dùng chung chỉ dùng hạn mức của chủ sở hữu file ban đầu. Người nhận không bị trừ dung lượng, dù file nặng bao nhiêu.

‍

Vì vậy câu hỏi file được chia sẻ có tốn dung lượng thực chất là câu hỏi ai đang sở hữu file. Một thư mục 50 GB người khác chia sẻ cho bạn không lấy của bạn byte nào. Một bản sao 2 GB do chính bạn tạo thì lấy đủ 2 GB.

‍

Hạn mức của bạn dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos. Khi Drive báo sắp đầy, hãy xem file bạn sở hữu trước, đừng lo file được chia sẻ có tốn dung lượng.

‍

Quy tắc: ai sở hữu file thì người đó trả dung lượng

‍

Trên Google Drive, mỗi file trong My Drive có đúng một chủ sở hữu. Thường đó là người tạo hoặc tải file lên. Theo hướng dẫn quản lý bộ nhớ của Google, chỉ file bạn sở hữu mới tính vào bộ nhớ Google của bạn.

‍

Quyền chia sẻ không đổi chủ sở hữu. Bạn có thể là người chỉnh sửa và sửa nội dung mỗi ngày, nhưng file vẫn tính vào dung lượng của người sở hữu. Đây là lý do câu trả lời cho câu hỏi file được chia sẻ có tốn dung lượng gần như luôn là không với người nhận.

‍

‍

Bốn trường hợp file được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn

‍

Quy tắc chủ sở hữu có bốn hệ quả mà nhiều người bỏ sót. Mỗi trường hợp dưới đây trả lời câu hỏi file được chia sẻ có tốn dung lượng bằng một câu có:

‍

• Bạn tạo bản sao. Google ghi rõ: nếu bạn tạo bản sao của file dùng chung, file mới đó dùng bộ nhớ của bạn. Bản gốc vẫn tính cho chủ cũ, bản sao tính cho bạn.
• Bạn tải file lên thư mục người khác chia sẻ. File bạn thêm vào thư mục của người khác vẫn thuộc về bạn và vẫn dùng bộ nhớ của bạn, dù nó nằm trong Drive của họ.
• Bạn nhận quyền sở hữu. Khi chủ cũ chuyển quyền và bạn chấp nhận, file tính vào bộ nhớ của bạn và rời khỏi hạn mức của họ.
• File của bạn nằm trong Thùng rác. File bạn sở hữu trong Thùng rác vẫn tính dung lượng cho tới khi bị xóa hẳn.

‍

Trường hợp thứ hai là lúc file được chia sẻ có tốn dung lượng mà ít ai để ý. Một nhóm làm chung trong thư mục của trưởng dự án, mỗi người tải ảnh và video lên đó. Thư mục nằm trong Drive của trưởng dự án, nhưng từng file lại tính vào dung lượng của người đã tải lên.

‍

Bộ nhớ dùng chung và tài khoản Google Workspace

‍

Với tài khoản Google Workspace, nhiều nhóm lưu file trong Bộ nhớ dùng chung thay vì My Drive. File trong Bộ nhớ dùng chung thuộc về tổ chức, không thuộc về cá nhân. Theo hướng dẫn cho quản trị viên Google Workspace, nội dung trong Bộ nhớ dùng chung được tính vào bộ nhớ của tổ chức, không tính vào hạn mức của từng thành viên.

‍

Với Gmail cá nhân, không có Bộ nhớ dùng chung. Mọi file đều nằm trong My Drive của một ai đó, nên câu hỏi file được chia sẻ có tốn dung lượng luôn quay về một việc: xem ai là chủ sở hữu. Quản trị viên tổ chức có thể đặt thêm hạn mức riêng, nên nếu dùng tài khoản công ty, hãy hỏi bộ phận IT về chính sách nội bộ.

‍

Bước 1: Xem chủ sở hữu của file trên Google Drive

‍

Muốn biết file được chia sẻ có tốn dung lượng hay không, mở drive.google.com và chuyển sang chế độ danh sách. Cột Chủ sở hữu cho biết file thuộc về ai. Nếu cột ghi "tôi", file đang tính vào dung lượng của bạn. Nếu cột ghi tên người khác, file tính vào dung lượng của họ.

‍

Mục Được chia sẻ với tôi ở menu trái gom file người khác chia sẻ trực tiếp cho bạn. Đây là nơi nhanh nhất để thấy file được chia sẻ có tốn dung lượng hay không: hầu hết file ở đây do người khác sở hữu. Bạn cũng có thể gõ owner: kèm email vào ô tìm kiếm để lọc file của một người cụ thể.

‍

Bước 2: Đối chiếu với trang Bộ nhớ

‍

Bấm Bộ nhớ ở menu trái của Drive. Trang này liệt kê file bạn sở hữu, xếp từ lớn đến nhỏ. File do người khác sở hữu không xuất hiện ở đây, vì chúng không dùng hạn mức của bạn.

‍

Nếu một file lớn bạn nhớ là "được chia sẻ" lại có ở đây, thì file được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn thật. Rất có thể bạn đã tạo bản sao, đã tải file lên thư mục chung hoặc đã nhận quyền sở hữu. Cách đọc từng con số trên trang này có trong bài kiểm tra dung lượng Google Drive.

‍

Sau khi xóa nhiều file cùng lúc, Google cho biết dung lượng có thể mất tới 48 đến 72 giờ để cập nhật. Đừng vội xóa thêm nếu con số chưa giảm ngay.

‍

Bước 3: Quét Drive với Wistorix để tách file của bạn

‍

Wistorix là tiện ích Chrome cho Google Drive, dùng được với Gmail cá nhân và Google Workspace, không cần quyền quản trị. Quét luôn miễn phí. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên file, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file.

‍

Sau khi quét, Wistorix tách riêng file bạn sở hữu và file được chia sẻ cho bạn. Nhờ vậy bạn thấy ngay phần dung lượng cá nhân và không mất công xóa file của người khác. Đây là cách nhanh để trả lời câu hỏi file được chia sẻ có tốn dung lượng cho cả Drive, không phải từng file một.

‍

‍

Trong tab Phân tích chi tiết, bấm cột Kích thước để file lớn nhất lên đầu, rồi đọc cột Chủ sở hữu. File ghi tên bạn là file đang lấy chỗ của bạn. Bấm tên một file để mở bảng Xem trước tệp với đường dẫn, chủ sở hữu, người được chia sẻ và kích thước.

‍

‍

Lấy lại chỗ từ bản sao và file đã nhận quyền sở hữu

‍

Khi đã biết file được chia sẻ có tốn dung lượng ở đâu, xử lý theo thứ tự sau để không xóa nhầm:

‍

1. Tìm bản sao bạn tạo từ file được chia sẻ. Nếu bản gốc vẫn còn và bạn vẫn có quyền, bản sao thường không cần giữ.
2. Với file bạn tải lên thư mục chung của dự án đã xong, cân nhắc chuyển quyền sở hữu cho người phụ trách thư mục.
3. Với file bạn đã nhận quyền sở hữu nhưng không còn phụ trách, chuyển lại cho người đang dùng.
4. Tải về ổ cứng những file cần giữ nhưng ít mở, rồi chuyển chúng vào Thùng rác.
5. Làm trống Thùng rác khi chắc không ai cần, vì file trong đó vẫn tính dung lượng.

‍

Chuyển quyền sở hữu là cách lấy lại chỗ mà không xóa gì. Theo hướng dẫn chuyển quyền sở hữu của Google, sau khi chuyển, file không còn tính vào bộ nhớ của bạn mà tính vào bộ nhớ của chủ mới. Bạn trở thành người chỉnh sửa. Cách làm cho nhiều file cùng lúc có trong bài chuyển quyền sở hữu nhiều file Google Drive.

‍

Nếu cần xóa, file vào Thùng rác và khôi phục được trong 30 ngày, nên bạn có thời gian kiểm tra lại. Trong Wistorix, mọi thao tác chỉ chạy khi bạn bấm xác nhận. Quyền chia sẻ đã gỡ cũng có thể chia sẻ lại bất cứ lúc nào.

‍

Tóm lại, file được chia sẻ có tốn dung lượng của bạn hay không phụ thuộc vào chủ sở hữu. File người khác sở hữu không tính cho bạn. Bản sao bạn tạo, file bạn tải lên thư mục người khác và file bạn nhận quyền sở hữu thì có. Kiểm tra cột Chủ sở hữu trước khi xóa bất cứ thứ gì.

‍

Dùng thử: Phân tích dung lượng Google Drive, quét miễn phí.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

File trong mục Được chia sẻ với tôi có tính vào dung lượng của tôi không?

‍

Không. File được chia sẻ có tốn dung lượng của chủ sở hữu, không phải của bạn. Bạn chỉ bị tính khi tạo bản sao hoặc nhận quyền sở hữu file.

‍

Chỉnh sửa file người khác chia sẻ có làm tăng dung lượng của tôi không?

‍

Không. Chỉnh sửa không đổi chủ sở hữu, nên phần nội dung thêm vào vẫn tính cho người sở hữu file.

‍

Tôi tải file lên thư mục của đồng nghiệp thì ai mất dung lượng?

‍

Bạn. File bạn thêm vào thư mục người khác chia sẻ vẫn thuộc về bạn và dùng bộ nhớ của bạn. Muốn đồng nghiệp trả dung lượng, hãy chuyển quyền sở hữu cho họ.

‍

Người khác xóa file đã chia sẻ thì dung lượng của tôi có giảm không?

‍

Không, vì file đó chưa bao giờ tính vào dung lượng của bạn. Chỉ dung lượng của chủ sở hữu thay đổi.

‍

Bản sao của file được chia sẻ có tốn dung lượng không?

‍

Có. Bản sao thuộc về bạn, nên dùng bộ nhớ của bạn dù bản gốc do người khác sở hữu.