Dọn Drive thủ công và dùng công cụ: khác nhau ở đâu?

Dọn Drive thủ công nghĩa là tự tìm, tự chọn và tự xoá bằng chính các tính năng của Google Drive. Cách này miễn phí và bạn kiểm soát từng bước, nhưng tốn thời gian khi Drive lớn. Bài này so sánh dọn tay với dùng công cụ ở 5 điểm cụ thể, chỉ ra khi nào dọn tay vẫn là lựa chọn tốt, và gợi ý cách kết hợp cả hai để vừa nhanh vừa an toàn.

‍

Nội dung chính

‍

1. Dọn Drive thủ công gồm những bước nào
2. Một buổi dọn tay mẫu trong 90 phút
3. Dùng công cụ thì khác gì
4. 5 khác biệt giữa hai cách
5. Khi nào dọn tay vẫn là lựa chọn tốt
6. Khi nào nên dùng công cụ
7. Kết hợp cả hai cách
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Dọn Drive thủ công gồm những bước nào

‍

Một lần dọn Drive thủ công đầy đủ thường đi qua năm bước. Mỗi bước dùng một tính năng khác nhau của Drive.

‍

1. Mở trang Bộ nhớ, sắp xếp theo dung lượng để tìm file lớn nhất
2. Dùng tìm kiếm nâng cao lọc theo loại file và ngày sửa để tìm file cũ
3. Tìm theo tên để phát hiện các bản sao, kiểu Bản sao của hay tên kèm số thứ tự
4. Mở từng thư mục để tìm thư mục trống và file đặt sai chỗ
5. Chọn file cần xoá, đưa vào Thùng rác, rồi làm trống Thùng rác khi đã chắc chắn

‍

Mọi bước đều làm được với Drive có sẵn, theo hướng dẫn tìm kiếm tệp của Google Drive. Hướng dẫn chi tiết cho từng nhóm file có trong bài dọn dẹp Google Drive.

‍

Một buổi dọn Drive thủ công mẫu trong 90 phút

‍

Nếu chọn dọn Drive thủ công, hãy chia buổi làm theo khung giờ để không sa vào một thư mục quá lâu. Khung dưới đây hợp với Drive vài trăm tới một nghìn file.

‍

• 15 phút đầu: mở trang Bộ nhớ, xử lý 20 file lớn nhất mà bạn chắc chắn không cần
• 20 phút tiếp: lọc file sửa lần cuối trước năm ngoái, chuyển vào thư mục Lưu trữ hoặc xoá
• 20 phút tiếp: tìm các bản sao theo tên, giữ lại bản mới nhất
• 20 phút tiếp: đi qua cây thư mục, gộp thư mục trùng mục đích và xoá thư mục trống
• 15 phút cuối: xem lại Thùng rác, ghi chú những gì còn dở cho lần sau

‍

Đặt hẹn giờ cho từng khung. Khi hết giờ mà chưa xong, ghi lại và chuyển sang khung tiếp theo. Cách này giúp một buổi dọn tay luôn có kết quả ở mọi nhóm file, thay vì dọn kỹ một thư mục rồi bỏ dở phần còn lại.

‍

Dùng công cụ thì khác gì

‍

Công cụ không thay bạn quyết định xoá gì. Nó làm thay phần tìm và gom: quét toàn bộ Drive một lần, rồi chia file thành nhóm như file trùng, file cũ, file rỗng, file ngoài thư mục, file đang công khai. Bạn xem từng nhóm và chọn xử lý.

‍

Nói cách khác, khác biệt giữa dọn Drive thủ công và dùng công cụ nằm ở bước tìm, không nằm ở bước xoá. Ở cả hai cách, bạn vẫn là người bấm nút cuối cùng, và file xoá vẫn đi vào Thùng rác của Google Drive để khôi phục trong 30 ngày.

‍

5 khác biệt giữa dọn Drive thủ công và dùng công cụ

‍

Năm điểm dưới đây đủ để bạn tự đánh giá cách nào hợp với Drive của mình.

‍

1. Thời gian

‍

Dọn Drive thủ công mất thời gian tỉ lệ với số file và số thư mục. Vài trăm file có thể xong trong một buổi. Vài nghìn file rải trong nhiều năm thường kéo dài nhiều buổi, vì phải mở từng thư mục. Công cụ quét mất vài phút, phần thời gian còn lại dành cho việc xem và quyết định.

‍

2. Độ phủ

‍

Khi dọn tay, bạn chỉ thấy những gì mình mở ra. File ngoài thư mục, file nằm sâu năm tầng, hay file người khác tạo trong thư mục của bạn rất dễ bị bỏ qua. Công cụ quét mọi file bạn có quyền xem, nên không phụ thuộc vào việc bạn nhớ mở thư mục nào. Riêng nhóm file ngoài thư mục, bài file không có thư mục giải thích vì sao chúng khó thấy khi duyệt bằng tay.

‍

3. Nhận diện file trùng

‍

Drive không có tính năng tìm file trùng. Khi dọn Drive thủ công, bạn dựa vào tên file, nên bỏ sót những bản trùng bị đổi tên. Công cụ so nhiều thuộc tính như tên, dung lượng và thời gian sửa, rồi gom các bản trùng cạnh nhau để bạn giữ đúng một bản.

‍

4. Rủi ro xoá nhầm

‍

Rủi ro lớn nhất khi dọn tay là xoá file đang được người khác dùng, vì danh sách file của Drive không hiện trạng thái chia sẻ. Công cụ tốt hiện chủ sở hữu và trạng thái chia sẻ ngay cạnh từng file. Dù dùng cách nào, file xoá vẫn nằm trong Thùng rác và khôi phục được trong 30 ngày.

‍

5. Khả năng lặp lại

‍

Lần dọn tay thứ hai tốn gần bằng lần đầu, vì bạn phải tìm lại từ đầu. Công cụ cho bạn quét lại và chỉ xem phần mới phát sinh, nên việc rà soát định kỳ trở nên nhẹ hơn nhiều.

‍

Khi nào dọn Drive thủ công vẫn là lựa chọn tốt

‍

Dọn Drive thủ công vẫn hợp lý và đôi khi là lựa chọn tốt hơn trong các trường hợp sau.

‍

• Drive dưới vài trăm file và bạn nhớ phần lớn nội dung
• Bạn chỉ cần giải phóng một ít dung lượng, xoá vài file video lớn là đủ
• Bạn muốn xem lại từng file để sắp xếp lại cấu trúc thư mục, không chỉ để xoá
• Tài liệu quá nhạy cảm và công ty chưa cho phép kết nối ứng dụng bên thứ ba

‍

Trường hợp thứ ba đáng chú ý. Nếu mục tiêu là hiểu lại Drive của mình và dựng lại cây thư mục, việc tự đi qua từng thư mục có giá trị riêng mà công cụ không thay được.

‍

Khi nào nên dùng công cụ thay vì dọn Drive thủ công

‍

Ngược lại, công cụ đáng dùng khi Drive có một trong các đặc điểm dưới đây.

‍

• Hàng nghìn file tích tụ qua nhiều năm và nhiều dự án
• Nhiều file trùng do tải lại, sao chép hoặc đồng bộ từ máy tính
• Nhiều năm chia sẻ cho khách và cộng tác viên, cần xem cả quyền khi dọn
• Bạn muốn rà soát đều đặn mỗi tháng hoặc mỗi quý, không chỉ một lần

‍

‍

Với Wistorix, bạn quét Drive miễn phí, xem các nhóm file trùng, file cũ, file rỗng và file ngoài thư mục trên một Dashboard, rồi chọn hàng loạt để xử lý. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, dung lượng và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file, và mọi thao tác chỉ chạy khi bạn bấm.

‍

Kết hợp dọn Drive thủ công và công cụ

‍

Cách hiệu quả nhất với đa số người dùng là kết hợp. Dùng công cụ cho phần việc lặp lại và tốn thời gian, giữ phần dọn Drive thủ công cho những quyết định cần hiểu ngữ cảnh.

‍

1. Quét bằng công cụ để có bức tranh toàn cảnh và danh sách theo nhóm
2. Xử lý nhanh các nhóm an toàn như file trùng và file rỗng bằng công cụ
3. Tự xem từng file cũ trong thư mục dự án quan trọng trước khi lưu trữ hay xoá
4. Sắp xếp lại cây thư mục bằng tay theo cấu trúc bạn muốn giữ lâu dài

‍

Nếu đang chọn công cụ, bài công cụ dọn Google Drive liệt kê những điều cần kiểm tra ngoài con số dung lượng. Dù chọn cách nào, hãy biến việc dọn Drive thủ công hay dọn bằng công cụ thành thói quen định kỳ thay vì việc chỉ làm khi Drive báo đầy.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Dọn Drive bằng tay mất bao lâu?

‍

Phụ thuộc vào số file và số năm tích tụ. Drive vài trăm file thường xong trong một buổi, Drive vài nghìn file có thể cần nhiều buổi nếu mở từng thư mục.

‍

Dùng công cụ có tự xoá file của tôi không?

‍

Công cụ đáng tin không tự xoá. Nó chỉ gom và gợi ý, bạn chọn và bấm xác nhận. Hãy kiểm tra điều này trước khi cài bất kỳ công cụ nào.

‍

Làm trống Thùng rác ngay sau khi xoá có nên không?

‍

Không nên. Hãy đợi vài ngày để chắc không ai cần file đó. Dung lượng chỉ giảm khi Thùng rác được làm trống, nhưng bạn không cần vội.

‍

Có cách nào dọn Drive tự động hoàn toàn không?

‍

Tìm và gom file thì tự động được, còn quyết định xoá nên do người làm. Wistorix đang xây dựng tính năng quét tự động theo lịch kèm cảnh báo (sắp có), nhưng việc xoá vẫn luôn chờ bạn bấm.