Phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive miễn phí

Google Drive không có tính năng tìm file trùng, nên một phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive là cách nhanh nhất để biết Drive đang có bao nhiêu bản thừa. Wistorix so dấu vân nội dung và dung lượng của từng file, gom các bản giống nhau thành nhóm, kể cả khi chúng có tên khác nhau và nằm ở các thư mục khác nhau. Bài này giải thích vì sao tìm theo tên là không đủ, Wistorix so file ra sao và cách xoá phần thừa mà không mất bản đang dùng.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao tìm theo tên là không đủ
2. Cách phần mềm nhận ra file trùng
3. Bước 1: Quét Drive
4. Bước 2: Chọn bản giữ lại
5. Bước 3: Xoá phần thừa hàng loạt
6. File trùng chiếm bao nhiêu dung lượng
7. Những trường hợp nên giữ cả hai bản
8. Ngăn file trùng quay lại
9. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao cần phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive

‍

Cách thủ công phổ biến là gõ Bản sao của vào ô tìm kiếm của Drive. Cách này bắt được những bản do Drive tự tạo khi bạn chọn Tạo bản sao. Nhưng phần lớn file trùng trong thực tế không có chữ đó trong tên.

‍

• File tải lên hai lần, lần sau được đổi tên cho dễ nhận ra
• File đồng bộ từ máy tính, rồi tải lên lại bằng tay vào thư mục khác
• File gửi qua email, được lưu vào Drive bởi nhiều người trong team
• Video xuất nhiều lần với tên kèm số phiên bản nhưng nội dung giống hệt

‍

Những bản này chỉ lộ ra khi so nội dung, không phải so tên. Đó là việc một phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive làm tốt hơn hẳn mắt người, nhất là khi Drive có hàng nghìn file trải qua nhiều năm.

‍

Phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive nhận ra file trùng như thế nào

‍

Google Drive lưu cho mỗi file tải lên một mã checksum, có thể hiểu là dấu vân của nội dung file. Hai file có cùng checksum và cùng dung lượng gần như chắc chắn là hai bản giống hệt nhau, bất kể tên hay vị trí. Wistorix đọc mã này qua Google Drive API, cùng với tên, kích thước và thời gian sửa, rồi gom các file giống nhau thành từng nhóm.

‍

Điểm quan trọng là phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive này không cần mở hay tải nội dung file về để so. Checksum là thông tin quản trị Drive đã có sẵn. Cách Drive mô tả các thuộc tính của file có trong tài liệu tham chiếu Google Drive API.

‍

Với Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, Drive không có checksum vì chúng không phải file tải lên. Nhóm này được so theo tên và thời gian sửa, nên bạn nên xem kỹ hơn trước khi xoá.

‍

Bước 1: Quét Drive bằng Wistorix

‍

Cài phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive Wistorix vào Chrome dưới dạng tiện ích, đăng nhập tài khoản Google chứa Drive cần kiểm tra, rồi bấm Quét. Lần quét đầu mất vài phút với tài khoản cá nhân thông thường. Việc quét luôn miễn phí và không giới hạn số lần, nên bạn có thể xem số lượng file trùng trước khi quyết định làm gì.

‍

Sau khi quét, thẻ Trùng lặp trên Dashboard của phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive cho biết có bao nhiêu nhóm trùng và tổng dung lượng đang bị lãng phí. Con số này giúp bạn ước lượng sẽ lấy lại được bao nhiêu chỗ.

‍

Bước 2: Chọn bản giữ lại trong mỗi nhóm

‍

Mở nhóm trùng, phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive xếp các bản cạnh nhau kèm đường dẫn, chủ sở hữu, ngày sửa và trạng thái chia sẻ. Ba quy tắc giúp chọn nhanh bản cần giữ:

‍

1. Giữ bản đang được chia sẻ cho khách hàng hoặc đồng nghiệp, vì link của họ trỏ vào bản đó
2. Giữ bản nằm đúng thư mục dự án, xoá bản nằm ở thư mục tạm hoặc ngoài thư mục
3. Giữ bản do chính bạn sở hữu, vì bản của người khác không tính vào dung lượng của bạn

‍

‍

Bước 3: Xoá phần thừa hàng loạt

‍

Tick chọn các bản sao thừa trong nhiều nhóm cùng lúc rồi bấm Vào thùng rác. File đi vào Thùng rác của Google Drive, không bị xoá vĩnh viễn, nên bạn khôi phục được trong 30 ngày nếu chọn nhầm. Phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive này chỉ thao tác khi bạn bấm xác nhận, không tự xoá.

‍

Dung lượng chỉ giảm khi Thùng rác được làm trống. Hãy đợi vài ngày để chắc không ai cần bản vừa xoá, rồi mới làm trống. Nếu cần xoá thêm file trùng ngoài Wistorix, bài xóa nhiều file Google Drive cùng lúc hướng dẫn cách chọn nhanh trong Drive.

‍

File trùng lặp chiếm bao nhiêu dung lượng

‍

Không có con số chung cho mọi Drive, vì lượng file trùng phụ thuộc vào cách bạn làm việc. Drive chủ yếu là tài liệu văn bản thường có ít file trùng và mỗi bản rất nhẹ. Drive của người làm video, thiết kế hay chụp ảnh thì khác: một video gốc tải lên hai lần đã có thể chiếm vài gigabyte.

‍

Vì vậy, trước khi quyết định có cần dọn hay không, hãy để phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive đo giúp bạn. Con số dung lượng lãng phí trên Dashboard cho biết việc dọn file trùng đáng làm đến đâu so với các nhóm khác như file cũ hay file lớn.

‍

• Lãng phí dưới vài trăm megabyte: xử lý khi tiện, ưu tiên nhóm khác trước
• Lãng phí vài gigabyte: nên dọn ngay, đây thường là cách lấy lại chỗ nhanh nhất
• Lãng phí lớn trong thư mục đồng bộ: kiểm tra lại cài đặt đồng bộ của máy tính

‍

Với đội nhóm, mỗi người nên tự chạy phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive trên Drive của mình. File được tính dung lượng cho người sở hữu, nên chỉ chủ sở hữu mới lấy lại được chỗ khi xoá bản trùng của họ.

‍

Những trường hợp nên giữ cả hai bản

‍

Không phải mọi bản mà phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive gom lại đều là rác. Có vài trường hợp việc giữ hai bản là có chủ đích:

‍

• Bản lưu trữ của hợp đồng đã ký, cố ý để ở thư mục riêng chỉ đọc
• Bản gửi khách nằm trong thư mục chia sẻ, bản gốc nằm trong thư mục nội bộ
• Tài liệu mẫu được sao chép vào từng thư mục dự án để mỗi team tự sửa

‍

Với trường hợp thứ hai, cách gọn hơn là dùng lối tắt thay vì bản sao. Lối tắt trỏ về một file gốc, không tốn thêm dung lượng và luôn hiện phiên bản mới nhất. Hướng dẫn chi tiết cho từng tình huống có trong bài xóa file trùng lặp trên Google Drive.

‍

Dùng phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive để ngăn file trùng quay lại

‍

Dọn xong một lần, file trùng sẽ quay lại nếu thói quen không đổi. Bốn thói quen sau giảm phần lớn file trùng mới:

‍

• Dùng lối tắt thay vì tạo bản sao khi cần file ở nhiều thư mục
• Chia sẻ link thay vì gửi file đính kèm để người nhận tải lên lại
• Chọn đúng thư mục đồng bộ trên Google Drive cho máy tính, tránh đồng bộ trùng
• Quét lại bằng phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive mỗi tháng

‍

Với lần quét định kỳ, Wistorix chỉ kiểm tra phần thay đổi kể từ lần trước, nên việc rà soát chỉ mất vài phút. Wistorix đang xây dựng tính năng quét tự động theo lịch kèm cảnh báo (sắp có).

‍

Tóm lại, phần mềm tìm file trùng lặp Google Drive đáng dùng khi Drive đã quá lớn để so tên bằng mắt. Wistorix so checksum và dung lượng, chỉ đọc thông tin quản trị, không đọc nội dung file, và để bạn quyết định giữ bản nào.

‍

Dùng thử: Công cụ tìm file trùng lặp cho Google Drive, quét miễn phí.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Wistorix có nhận ra file trùng khác tên không?

‍

Có. Wistorix so dấu vân nội dung và dung lượng, nên hai file giống hệt nhau vẫn được gom vào một nhóm dù tên khác nhau.

‍

Ảnh trùng trong Google Photos có được tìm không?

‍

Không. Wistorix làm việc với Google Drive. Ảnh trong Google Photos được quản lý riêng trong ứng dụng Photos.

‍

Xoá bản trùng có làm hỏng link đã gửi khách không?

‍

Có nếu bạn xoá đúng bản khách đang dùng. Hãy giữ bản đang được chia sẻ, Wistorix hiện trạng thái chia sẻ cạnh từng bản để bạn chọn đúng.

‍

Tìm file trùng có tốn phí không?

‍

Không. Quét và xem nhóm file trùng luôn miễn phí. Gói trả phí chỉ cần khi bạn muốn xử lý số lượng lớn tệp mỗi tháng.