Cách tìm file lớn trên Google Drive và quyết định giữ hay xoá

Cách nhanh nhất để lấy lại dung lượng là tìm file lớn trên Google Drive và xử lý chúng trước. Trong đa số Drive, vài chục file lớn nhất, chủ yếu là video, file thiết kế và file nén, chiếm nhiều dung lượng hơn hàng nghìn tài liệu nhỏ cộng lại. Bài này hướng dẫn 4 cách tìm file lớn, từ công cụ có sẵn của Google tới cách xem theo nhóm, và cách quyết định file nào giữ, file nào lưu trữ, file nào xoá.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao nên bắt đầu từ file lớn
2. Cách 1: Mục Bộ nhớ của Drive
3. Cách 2: Trang quản lý bộ nhớ Google One
4. Cách 3: Lọc theo loại file
5. Cách 4: Dùng công cụ quét Drive
6. Giữ, lưu trữ hay xoá
7. Tìm file lớn của cả nhóm
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao nên tìm file lớn trên Google Drive trước

‍

Dọn Drive bằng cách mở từng thư mục rất tốn thời gian mà kết quả thường ít. Xoá một trăm tài liệu văn bản có khi chưa được vài chục megabyte, trong khi một video quay điện thoại dài mười phút đã có thể nặng vài gigabyte. Vì vậy, tìm file lớn trên Google Drive là bước đầu tiên cho mọi đợt dọn, nhất là khi Drive sắp đầy.

‍

Những nhóm file lớn thường gặp nhất:

‍

• Video gốc quay bằng điện thoại, máy ảnh, bản dựng và bản xuất nhiều phiên bản
• File thiết kế như PSD, AI, file dựng 3D và thư mục tài nguyên đi kèm
• File nén ZIP, RAR gom cả thư mục dự án để gửi khách
• Bản sao lưu ảnh và thư mục đồng bộ từ máy tính
• PDF scan nhiều trang, bản in chất lượng cao

‍

Cách 1: Tìm file lớn trên Google Drive trong mục Bộ nhớ

‍

Đây là cách có sẵn và nhanh nhất để tìm file lớn trên Google Drive. Trên trình duyệt máy tính, bấm vào dòng dung lượng hoặc mục Bộ nhớ ở cột bên trái. Drive hiện danh sách file bạn sở hữu, sắp xếp theo dung lượng từ lớn tới nhỏ.

‍

Danh sách này có hai giới hạn cần biết. Nó chỉ tính file bạn sở hữu, nên file người khác chia sẻ cho bạn không hiện ở đây. Nó cũng không cộng dung lượng theo thư mục, nên bạn thấy từng file riêng lẻ chứ không biết thư mục dự án nào nặng nhất. Dù vậy, với việc tìm file lớn trên Google Drive, danh sách này đủ cho phần lớn trường hợp.

‍

Mẹo nhỏ: đừng xử lý cả danh sách. Chỉ làm 20 đến 30 file đầu tiên. Khi xuống tới những file vài chục megabyte, hiệu quả của việc xoá giảm rất nhanh.

‍

Cách 2: Tìm file lớn trên Google Drive qua trang Google One

‍

Trang quản lý bộ nhớ của Google One có mục giải phóng dung lượng tài khoản, gom sẵn các nhóm như email đã xoá, thư rác, tệp đính kèm lớn trong Gmail, file lớn trong Drive và ảnh, video lớn trong Photos. Ưu điểm của cách này là bạn thấy file lớn của cả ba dịch vụ trong một chỗ.

‍

Nếu biểu đồ cho thấy Gmail hoặc Photos chiếm nhiều hơn Drive, hãy xử lý ở đó trước. Tìm file lớn trên Google Drive rất kỹ mà bỏ qua hộp thư đầy tệp đính kèm thì kết quả vẫn không như mong đợi. Cách tính dung lượng giữa ba dịch vụ được giải thích trong hướng dẫn cách hoạt động của bộ nhớ trên Google.

‍

Cách 3: Lọc theo loại file

‍

Ô tìm kiếm của Drive không lọc trực tiếp theo kích thước, nhưng lọc theo loại file giúp thu hẹp rất nhanh. Bấm bộ lọc Loại ngay dưới ô tìm kiếm rồi chọn Video, hoặc gõ type:video. Kết hợp với bộ lọc Người, chọn Thuộc sở hữu của tôi, để chỉ còn file tính vào dung lượng của bạn.

‍

1. Lọc Video, xem các file có tên kiểu bản gốc, bản dựng thử, bản xuất cũ
2. Lọc file nén, vì file ZIP thường là bản sao của cả một thư mục vẫn còn trong Drive
3. Lọc PDF và hình ảnh trong thư mục scan hoặc thư mục đồng bộ từ máy tính

‍

Chuyển sang chế độ xem danh sách để thấy cột kích thước tệp cạnh từng file. Cách này chậm hơn mục Bộ nhớ, nhưng hữu ích khi bạn muốn tìm file lớn trên Google Drive trong một nhóm cụ thể, ví dụ chỉ video của một dự án.

‍

Cách 4: Tìm file lớn trên Google Drive bằng công cụ quét

‍

Ba cách trên đều xem từng file một. Khi Drive có hàng nghìn file và nhiều năm dữ liệu, công cụ quét giúp bạn thấy bức tranh toàn cảnh: file lớn nằm trong thư mục nào, đã bao lâu không ai mở, đang chia sẻ cho ai, và file lớn nào đang có bản trùng.

‍

‍

Trong Wistorix, màn hình Phân tích chi tiết cho phép lọc cùng lúc theo kích thước, loại file, trạng thái chia sẻ và file ít dùng. Bạn tìm được ngay những video lớn đã lâu không mở, rồi chọn nhiều file để xử lý trong một lần. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, kích thước và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file, và chỉ thao tác khi bạn bấm.

‍

Sau khi tìm file lớn trên Google Drive: giữ, lưu trữ hay xoá

‍

Tìm ra file lớn mới là một nửa việc. Với mỗi file, hãy trả lời bốn câu hỏi trước khi quyết định:

‍

1. File có đang được chia sẻ cho khách hàng hay đồng nghiệp đang cần dùng không
2. Có bản khác của file này ở nơi khác không, ví dụ bản xuất cuối hoặc bản trên ổ cứng
3. Dự án chứa file còn đang chạy hay đã đóng
4. Lần cuối file được mở hoặc sửa là khi nào

‍

File đang chia sẻ và dự án còn chạy: giữ nguyên. File của dự án đã đóng nhưng có thể cần lại: tải về ổ cứng ngoài hoặc chuyển vào thư mục lưu trữ, đọc thêm cách làm trong bài file cũ Google Drive. File nháp, bản dựng thử và bản trùng: có thể xoá.

‍

File xoá đi vào Thùng rác và khôi phục được trong 30 ngày, nhưng vẫn tính vào dung lượng cho tới khi Thùng rác được làm trống. Hãy đợi vài ngày để chắc không ai cần, rồi làm trống Thùng rác để dung lượng thật sự giảm.

‍

Tìm file lớn trên Google Drive của cả nhóm

‍

Với team dùng chung Drive, mỗi người chỉ thấy file mình sở hữu trong mục Bộ nhớ. Vì vậy, việc tìm file lớn trên Google Drive của cả nhóm cần làm theo từng người, hoặc do quản trị viên xem báo cáo dung lượng trong trang quản trị của Google Workspace. Cách đơn giản nhất là đặt một buổi dọn chung mỗi quý, mỗi người xử lý 20 file lớn nhất của mình trong 30 phút.

‍

Với Bộ nhớ dùng chung, file thuộc về tổ chức chứ không thuộc cá nhân. Người quản lý bộ nhớ đó nên là người tìm file lớn trên Google Drive dùng chung và quyết định lưu trữ hay xoá, vì họ biết dự án nào đã đóng. Tránh để mỗi thành viên tự xoá file trong Bộ nhớ dùng chung mà không báo, vì người khác có thể vẫn đang dùng.

‍

Một nguồn file lớn hay bị bỏ qua là thư mục đồng bộ từ máy tính. Khi cài Google Drive cho máy tính và chọn sao lưu cả thư mục Tài liệu hay Ảnh, mọi video và file cài đặt trong đó cũng được tải lên. Hãy kiểm tra lại cài đặt đồng bộ để chỉ sao lưu những thư mục thật sự cần.

‍

Giữ Drive không đầy lại vì file lớn

‍

Sau khi dọn, ba thói quen giúp file lớn không tích tụ lại: chỉ tải lên bản xuất cuối thay vì mọi bản dựng, xoá file nén sau khi khách đã tải về, và kiểm tra mục Bộ nhớ mỗi tháng một lần. Nếu Drive đang đầy và cần thứ tự ưu tiên đầy đủ, xem bài Google Drive bị đầy nên dọn gì trước.

‍

Tóm lại, để tìm file lớn trên Google Drive, hãy bắt đầu từ mục Bộ nhớ, đối chiếu với biểu đồ Google One, rồi lọc theo loại file khi cần tìm trong một nhóm cụ thể. Với Drive lớn và nhiều năm dữ liệu, công cụ quét giúp bạn thấy file lớn cùng ngữ cảnh để quyết định nhanh và chắc tay hơn.

‍

Dùng thử: Phân tích dung lượng Google Drive, quét miễn phí.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Google Drive có hiện dung lượng của từng thư mục không?

‍

Không. Drive chỉ hiện kích thước của từng file. Muốn biết thư mục nào nặng nhất, bạn cần cộng thủ công hoặc dùng công cụ quét.

‍

Vì sao file lớn tôi thấy trong Drive không có trong mục Bộ nhớ?

‍

Vì file đó thuộc sở hữu của người khác. Mục Bộ nhớ chỉ liệt kê file bạn sở hữu, là những file tính vào dung lượng của bạn.

‍

Có thể tìm file lớn trên điện thoại không?

‍

Ứng dụng Drive cho phép lọc theo loại file và xem kích thước từng file, nhưng việc so sánh và chọn nhiều file thuận tiện hơn trên trình duyệt máy tính.

‍

Nén video có giúp tiết kiệm dung lượng không?

‍

Có, nếu bạn thay bản gốc bằng bản đã nén. Nếu giữ cả hai bản, tổng dung lượng còn tăng thêm.