Tìm video chiếm dung lượng Google Drive của client ở đâu?

Cuối tháng, account manager báo không upload được bản dựng mới cho client vì Drive đã đầy. Bạn mở ra xem thì tài liệu, báo giá, brief đều nhẹ. Thủ phạm là vài thư mục media: video chiếm dung lượng Google Drive nhiều nhất, kèm ảnh gốc và các bản dựng cũ của từng dự án. Bài này chỉ cách tìm video và file nặng nhất, lọc theo loại file, rồi quyết định lưu trữ hay xóa sau khi xem lại danh sách.

‍

Nội dung chính

‍

1. Vì sao video chiếm dung lượng Google Drive nhanh nhất
2. Bước 1: Xem dung lượng đang dùng và thư mục nặng
3. Bước 2: Tìm video và file nặng nhất trong Drive
4. Bước 3: Dùng Wistorix để tìm file lớn và lọc theo loại
5. Bước 4: Quyết định lưu trữ hay xóa từng file
6. Bước 5: Làm trống Thùng rác và kiểm dung lượng
7. Quy ước lưu video và ảnh gốc cho dự án sau
8. Câu hỏi thường gặp

‍

Vì sao video chiếm dung lượng Google Drive nhanh nhất

‍

Video và ảnh gốc nặng hơn tài liệu

‍

Một file video hay một loạt ảnh gốc thường nặng hơn hẳn một file tài liệu hay bảng tính. Chỉ cần vài chục file như vậy là một thư mục dự án đã to hơn cả phần còn lại của Drive. Vì thế, khi Drive đầy, hãy nhìn vào thư mục media trước khi nghi ngờ chỗ khác. Với agency, video chiếm dung lượng Google Drive nhiều hơn mọi loại file còn lại cộng lại là chuyện rất thường gặp.

‍

Nhiều phiên bản dựng và file nguồn của cùng một dự án

‍

Agency hiếm khi chỉ giữ một bản. Mỗi dự án có bản dựng thử, bản client góp ý, bản chốt, cộng thêm file nguồn từ máy quay. Những bản cũ này không ai xóa vì sợ client quay lại hỏi, nên chúng nằm yên và chiếm chỗ. Cứ vài dự án, số video chiếm dung lượng Google Drive lại tăng thêm một bậc mà không ai để ý.

‍

‍

Hậu quả với agency

‍

Drive đầy thì không upload được cho client khác, không nhận được file từ cộng tác viên, và cả team phải chờ một người đi tìm chỗ trống. Việc này thường xảy ra đúng lúc cần giao hàng, nên càng sớm biết thư mục nào nặng càng đỡ cuống.

‍

Bước 1: Xem dung lượng đang dùng và thư mục nặng

‍

Mở Google Drive trên máy tính và bấm Bộ nhớ ở trình đơn bên trái. Theo hướng dẫn quản lý bộ nhớ của Google, khi bấm vào đó, "các tệp của bạn sẽ tự động liệt kê theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất". Đây là cách nhanh nhất để thấy tổng quan trước khi đi vào từng thư mục.

‍

Tiếp theo, mở thư mục media của từng dự án và ghi lại ba thứ: tên thư mục, dung lượng ước tính, owner. Drive chỉ ghi kích thước cho từng file, không ghi cho thư mục, nên bạn sẽ phải ước lượng từ các file lớn nhất bên trong.

‍

‍

Bước 2: Tìm video và file nặng nhất trong Drive

‍

Lọc theo loại Video và sắp xếp theo dung lượng

‍

Trên drive.google.com, bấm vào ô tìm kiếm rồi chọn bộ lọc Loại, chọn Video. Sau đó chuyển sang chế độ danh sách và bấm vào cột kích thước để file lớn nhất lên đầu. Cách này cho bạn danh sách video chiếm dung lượng Google Drive theo đúng thứ tự từ nặng đến nhẹ. Bạn chụp lại hoặc chép vài dòng đầu vào bảng ở bước 1 để cả team cùng xem.

‍

Tìm ảnh gốc lớn

‍

Làm lại tương tự với loại Ảnh và hình ảnh. Ảnh gốc từ máy ảnh thường nặng hơn nhiều so với ảnh đã xuất cho web. Nếu cùng một buổi chụp có cả bản gốc lẫn bản đã chỉnh, bản gốc mới là thứ cần xem lại.

‍

Ghi tên file, owner, dự án

‍

Với mỗi file nặng, ghi lại tên file, owner và dự án nó thuộc về. Có ba thông tin này, bạn mới biết hỏi ai khi cần quyết định. Chỉ file do bạn sở hữu mới tính vào dung lượng của bạn, nên cột owner cũng cho biết file nào thật sự đang lấy chỗ của tài khoản này.

‍

‍

Bước 3: Dùng Wistorix để tìm file lớn và lọc theo loại

‍

Khi Drive có nhiều dự án, lọc tay mất thời gian, nhất là khi video chiếm dung lượng Google Drive rải ở nhiều thư mục khác nhau. Wistorix là tiện ích Chrome rà soát và tối ưu Google Drive: nó tìm file lớn, xem dung lượng thư mục và lọc theo loại file trong một danh sách. Với mỗi file, bạn xem owner hiện tại để biết ai chịu trách nhiệm quyết định giữ hay xóa.

‍

Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ. Nó không đọc và không lưu nội dung video. Mọi thao tác chỉ chạy sau khi bạn xem lại danh sách và tự chọn, không có gì tự xóa. Xem thêm ở trang giải phóng dung lượng và trang Wistorix cho agency.

‍

Quét miễn phí và phân tích Drive không giới hạn số lần. Bạn có thể Quét Drive miễn phí rồi quay lại bước 4 với danh sách trong tay.

‍

Bước 4: Quyết định lưu trữ hay xóa từng file

‍

Hỏi người liên quan trước

‍

Với từng file nặng, hỏi account manager và client xem dự án đã chốt chưa, bản nào là bản cuối. Đừng quyết định một mình chỉ dựa vào tên file. Nếu chưa ai trả lời được, hãy để file lại và đánh dấu chờ xác nhận.

‍

Bảng quyết định

‍

‍

Chỉ xóa sau khi xem lại

‍

Với những file đã quyết định xóa, hãy xem lại danh sách một lần nữa trước khi bấm. Theo trang hướng dẫn Thùng rác của Google, "các tệp mà bạn chuyển vào Thùng rác sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày". Nghĩa là bạn có khoảng thời gian đó để khôi phục nếu lỡ tay.

‍

Bước 5: Làm trống Thùng rác và kiểm dung lượng

‍

Xóa file mới chỉ chuyển chúng vào Thùng rác, dung lượng chưa được trả lại. Khi bạn bấm Dọn sạch thùng rác, Google cho biết các tệp trong đó "sẽ bị xoá vĩnh viễn". Chỉ làm bước này khi chắc chắn không ai cần lại các file đó.

‍

Sau đó mở lại Bộ nhớ để kiểm tra. Theo Google, bạn nên chờ "tối đa từ 48 đến 72 giờ" để bộ nhớ cập nhật sau khi xóa nhiều tệp cùng lúc. Ghi lại mức dung lượng trước và sau để biết lần xử lý này lấy lại được bao nhiêu.

‍

Con số trước và sau cũng giúp bạn giải thích với quản lý vì sao cần chuyển file gốc ra ngoài. Lần sau, khi video chiếm dung lượng Google Drive trở lại, bạn đã có sẵn quy trình năm bước để làm lại.

‍

Quy ước lưu video và ảnh gốc cho dự án sau

‍

• Mỗi dự án có một thư mục media riêng, đặt tên theo client và tháng giao.
• Chỉ giữ bản dựng cuối trên Drive; file nguồn quá nặng lưu ngoài Drive.
• Ghi owner của thư mục media ngay khi tạo, để sau này biết hỏi ai.
• Tự chọn lịch rà: vài tuần một lần hoặc sau mỗi dự án giao xong.
• Khi giao dự án, ghi vào ghi chú bàn giao nơi cất file gốc để không ai phải đoán.
• Hạn chế để video chiếm dung lượng Google Drive lâu hơn mức dự án cần.

‍

Muốn thêm cách tìm file nặng trên toàn Drive, xem bài tìm file lớn trên Google Drive. Nếu muốn giữ dung lượng ổn định lâu dài, đọc thêm tối ưu dung lượng Google Drive. Phần tổng quan nằm ở trang dọn dẹp Google Drive.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Làm sao biết video nào đang chiếm nhiều dung lượng Google Drive nhất?

‍

Để biết video chiếm dung lượng Google Drive nhiều nhất, mở Bộ nhớ trong Google Drive để các tệp xếp từ lớn đến nhỏ. Hoặc lọc loại Video trong ô tìm kiếm rồi sắp xếp theo kích thước. Wistorix cũng tìm file lớn và lọc theo loại file trong một danh sách.

‍

Xóa video xong tại sao dung lượng Google Drive chưa giảm?

‍

File mới nằm trong Thùng rác nên vẫn chiếm chỗ. Bạn cần dọn sạch Thùng rác, rồi chờ tối đa 48 đến 72 giờ nếu xóa nhiều tệp cùng lúc, theo hướng dẫn của Google.

‍

Nên lưu video gốc của client ở đâu khi Drive gần đầy?

‍

Với dự án đã giao nhưng có thể cần mở lại, bạn có thể lưu ra ổ cứng ngoài hoặc ổ lưu trữ của công ty, và giữ bản dựng cuối trên Drive. Hãy hỏi client dự án đã chốt chưa trước khi gỡ file gốc.

‍

Wistorix có xem hoặc lưu nội dung video của tôi không?

‍

Không. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị của file như tên, kích thước, chủ sở hữu và quyền chia sẻ, không đọc và không lưu nội dung file.