7 cách tối ưu dung lượng Google Drive lâu dài, không chỉ khi Drive báo đầy

Muốn tối ưu dung lượng Google Drive, bạn cần nhiều hơn một lần xoá file khi Drive báo đầy. Dung lượng miễn phí được chia cho cả Drive, Gmail và Google Photos, nên cách hiệu quả là biết chỗ nào đang tốn nhiều nhất, xử lý đúng nhóm file và giữ vài thói quen để dung lượng không phình lại. Bài này gom 7 cách làm theo thứ tự nên áp dụng.

‍

Nội dung chính

‍

1. Tối ưu dung lượng khác dọn dẹp ở đâu
2. 15 GB được tính cho những gì
3. 7 cách tối ưu dung lượng Google Drive
4. Thứ tự nên làm cho từng tình huống
5. Những việc không giúp tiết kiệm dung lượng
6. Câu hỏi thường gặp

‍

Tối ưu dung lượng Google Drive khác dọn dẹp ở đâu

‍

Dọn dẹp là một đợt việc: bạn tìm file thừa, xoá đi, rồi dừng lại. Tối ưu dung lượng Google Drive là cách quản lý kéo dài: bạn biết loại dữ liệu nào đang tăng nhanh, đặt quy tắc cho nó và kiểm tra lại theo lịch. Kết quả của dọn dẹp là một con số dung lượng trống. Kết quả của tối ưu là con số đó giữ được lâu.

‍

Hai việc này bổ sung cho nhau. Nếu Drive đang đầy, hãy xử lý gấp trước theo bài Google Drive bị đầy nên dọn gì trước. Khi đã có khoảng trống, các cách dưới đây giúp bạn không phải lặp lại tình huống đó vài tháng sau.

‍

15 GB được tính cho những gì khi tối ưu dung lượng Google Drive

‍

Trước khi tối ưu dung lượng Google Drive, cần biết con số 15 GB miễn phí được dùng chung cho ba dịch vụ. Theo hướng dẫn cách hoạt động của bộ nhớ trên Google, những thứ sau được tính vào dung lượng:

‍

• File bạn sở hữu trong Google Drive, kể cả file đang nằm trong Thùng rác
• Tài liệu, trang tính, bản trình bày tạo hoặc sửa từ ngày 1/6/2021
• Email và tệp đính kèm trong Gmail, kể cả thư rác và thư đã xoá chưa làm trống
• Ảnh và video sao lưu vào Google Photos từ ngày 1/6/2021
• Bản ghi cuộc họp Meet và bản sao lưu điện thoại Android

‍

Những gì không tính: file người khác sở hữu và chia sẻ cho bạn trong mục Được chia sẻ với tôi. Đây là điểm quan trọng khi tối ưu dung lượng Google Drive, vì xoá một file người khác sở hữu không giúp bạn có thêm chỗ trống. Chỉ file do chính bạn sở hữu mới đáng để rà soát.

‍

7 cách tối ưu dung lượng Google Drive

‍

Bảy cách dưới đây đi từ việc cho kết quả nhanh nhất tới thói quen dài hạn. Bạn không cần làm hết trong một buổi, nhưng nên làm đủ trong tháng đầu tiên.

‍

1. Xem dung lượng đang nằm ở dịch vụ nào

‍

Mở trang quản lý bộ nhớ của Google One để xem Drive, Gmail và Photos mỗi bên đang chiếm bao nhiêu. Nhiều người dọn Drive rất kỹ rồi mới phát hiện phần lớn dung lượng nằm ở Gmail hoặc ảnh điện thoại. Bước xem này chỉ mất một phút nhưng quyết định bạn tối ưu dung lượng Google Drive ở đâu trước.

‍

2. Xử lý 20 file lớn nhất trước

‍

Trong Drive, mở mục Bộ nhớ ở cột bên trái để xem file sắp xếp theo dung lượng giảm dần. Thường chỉ vài chục file đầu danh sách, phần lớn là video, bản thiết kế và file nén, đã chiếm một nửa dung lượng. Xử lý nhóm này trước cho hiệu quả gấp nhiều lần so với xoá hàng trăm file nhỏ.

‍

3. Gom file trùng lặp về một bản

‍

File trùng sinh ra khi bạn tải lên hai lần, đồng bộ từ máy tính, hay tạo bản sao để sửa thử. Drive không có tính năng tìm file trùng, nên cách làm thủ công là tìm theo tên. Hướng dẫn chi tiết cho nhóm này có trong bài file trùng lặp trên Google Drive.

‍

4. Dọn tệp đính kèm lớn trong Gmail

‍

Gõ has:attachment larger:10M vào ô tìm kiếm Gmail để lọc các thư có tệp đính kèm lớn. Nếu file trong thư đã được lưu ở Drive hoặc không còn cần, xoá thư đó rồi làm trống thư mục Thùng rác của Gmail. Thư rác và quảng cáo cũ cũng đáng dọn, vì chúng cộng dồn vào cùng một hạn mức 15 GB.

‍

5. Chọn chất lượng sao lưu phù hợp cho Google Photos

‍

Ảnh và video điện thoại là nguồn tăng dung lượng đều đặn nhất. Nếu không cần bản gốc cho in ấn hay chỉnh sửa chuyên sâu, chế độ tiết kiệm bộ nhớ trong cài đặt Photos giúp mỗi ảnh nhẹ hơn nhiều. Bạn cũng nên xem lại mục ảnh chụp màn hình và video dài, hai nhóm thường ít giá trị nhưng tốn chỗ.

‍

6. Lưu trữ file cũ thay vì giữ trong Drive đang dùng

‍

Dự án đã đóng từ vài năm trước không cần nằm cạnh file đang làm. Tải bản lưu về ổ cứng ngoài, hoặc gom vào một thư mục Lưu trữ để rà soát một lần mỗi năm. Bài file cũ Google Drive có cách xác định file nào nên lưu trữ, file nào có thể xoá.

‍

7. Rà soát định kỳ theo lịch cố định

‍

Đây là thói quen quyết định việc tối ưu dung lượng Google Drive có bền hay không. Đặt lịch mỗi tháng hoặc mỗi quý, lặp lại ba bước: xem biểu đồ dung lượng, xử lý file lớn mới phát sinh, gom file trùng. Mỗi lần rà soát sau chỉ mất vài phút vì bạn chỉ cần xem phần mới.

‍

‍

Wistorix giúp phần rà soát này nhanh hơn: quét Drive một lần, chia file thành nhóm như file trùng, file cũ, file rỗng và file ngoài thư mục, kèm dung lượng của từng nhóm. Bạn chọn nhóm cần xử lý và bấm xác nhận, file xoá đi vào Thùng rác của Google Drive và khôi phục được trong 30 ngày. Wistorix chỉ đọc thông tin quản trị như tên, dung lượng và quyền chia sẻ, không đọc nội dung file.

‍

Thứ tự tối ưu dung lượng Google Drive cho từng tình huống

‍

Không phải Drive nào cũng cần làm đủ bảy cách với cùng mức ưu tiên. Chọn thứ tự theo tình huống của bạn để thấy kết quả sớm nhất.

‍

• Drive đã đầy và không gửi nhận được email: làm cách 1, cách 2, rồi làm trống Thùng rác ngay trong ngày
• Drive còn trống nhưng tăng nhanh mỗi tháng: làm cách 1 để tìm dịch vụ đang tăng, rồi áp dụng cách 4 hoặc cách 5
• Drive dùng chung cho nhiều dự án: ưu tiên cách 3 và cách 6, vì file trùng và file cũ tích tụ nhiều nhất ở đây
• Drive đã gọn: chỉ cần duy trì cách 7 theo lịch

‍

Với Drive công việc có nhiều thư mục khách hàng, hãy tối ưu dung lượng Google Drive theo từng dự án thay vì cả Drive cùng lúc. Mỗi lần đóng một dự án là một lần lưu trữ, gom bản cuối và xoá bản nháp. Cách này giữ dung lượng ổn định mà không cần những buổi dọn dài.

‍

Những việc không giúp tối ưu dung lượng Google Drive

‍

Một số thao tác trông giống như tiết kiệm chỗ nhưng thực tế không thay đổi con số dung lượng. Biết trước giúp bạn không mất công vào sai chỗ.

‍

• Xoá file người khác sở hữu: file chỉ biến khỏi Drive của bạn, dung lượng của bạn không đổi
• Di chuyển file sang thư mục khác: file vẫn thuộc bạn và vẫn được tính
• Xoá file rồi không làm trống Thùng rác: file trong Thùng rác vẫn được tính cho tới khi bị xoá vĩnh viễn
• Nén file thành ZIP nhưng giữ cả bản gốc: tổng dung lượng còn tăng thêm

‍

Ngoài ra, sau khi xoá một lượng lớn file, con số dung lượng có thể cần 48 đến 72 giờ để cập nhật chính xác. Nếu bạn vừa làm trống Thùng rác mà dung lượng chưa giảm, hãy đợi thêm trước khi xoá tiếp.

‍

Nếu cân nhắc mua thêm dung lượng qua Google One, hãy tối ưu dung lượng Google Drive trước để biết nhu cầu thật. Nhiều Drive sau khi gom file trùng và dọn Gmail đã đủ chỗ dùng thêm một thời gian dài, còn Drive thật sự cần nhiều hơn thì bạn chọn gói chính xác hơn.

‍

Tóm lại, tối ưu dung lượng Google Drive là ba việc lặp lại: biết dung lượng nằm ở đâu, xử lý đúng nhóm file tốn chỗ nhất, và rà soát theo lịch. Muốn xem toàn bộ quy trình dọn Drive từ đầu, đọc thêm bài dọn dẹp Google Drive.

‍

Dùng thử: Xóa file rỗng trên Google Drive trong một lần bấm, quét miễn phí.

‍

Dùng thử: Phân tích dung lượng Google Drive, quét miễn phí.

‍

Câu hỏi thường gặp

‍

Google Docs và Google Sheets có tốn dung lượng không?

‍

Có, với tài liệu tạo hoặc sửa từ ngày 1/6/2021. Tuy vậy, phần lớn tài liệu văn bản rất nhẹ, nên dung lượng thường nằm ở video, ảnh và file thiết kế.

‍

File người khác chia sẻ cho tôi có tính vào dung lượng của tôi không?

‍

Không. File được tính cho chủ sở hữu. Nếu bạn tạo file trong thư mục của người khác, file đó vẫn thuộc bạn và vẫn tính vào dung lượng của bạn.

‍

Bao lâu nên rà soát dung lượng một lần?

‍

Mỗi tháng với Drive tăng nhanh, mỗi quý với Drive ổn định. Thêm một lần khi kết thúc dự án lớn hoặc trước khi mua thêm dung lượng.

‍

Có cách nào tối ưu tự động hoàn toàn không?

‍

Phần tìm và gom file khi tối ưu dung lượng Google Drive có thể tự động, còn quyết định xoá nên do bạn làm. Wistorix đang xây dựng tính năng quét tự động theo lịch kèm cảnh báo (sắp có), việc xoá vẫn luôn chờ bạn bấm.